Должностные инструкции секретаря методического совета. Функции секретаря руководителя

Трудовой коллектив любой организации работает, непосредственно опираясь на документ, регулирующий отношения и обязанности каждого сотрудника на занимаемой . Таким предписанием является должностная инструкция.

Именно она определяет права и , предполагает меру ответственности, расставляет полномочия. Все трудовые задачи, возможные конфликты, а также уровень нагрузки решаются, опираясь на этот документ.

Должность секретаря — ответственная

Для того, чтобы правильно и грамотно составить инструкцию, нужно учесть несколько нюансов:

1. Во-первых, разработчики обязательно уделяют внимание ее актуальности, определяя саму структуру организации.
2. Во-вторых, существуют специальные справочники – классификаторы, а в-третьих, рассматриваются основные нормативы при управлении.

Попробуем более детально изучить этот вопрос на примере должности секретаря. Как правило, такая вакансия считается типовой, поэтому документ имеет несколько основных стандартных разделов:

• «Общие положения» — здесь описывается сама рабочая специальность, ее подчиненность, основные условия для трудоустройства. К тому же уточняется наличие определенных знаний, навыки, приобретенные ранее, а также раскрывается вопрос замещения сотрудника во время его отсутствия.
• «Должностные обязанности» — этот раздел указывает на возможности работника. По своей сути секретарь занимается организацией собраний, презентаций, заседаний. Кроме того, он контролирует исполнение линейными структурами всех распоряжений, данных руководителем, ведет телефонные переговоры, назначает встречи и отвечает за входящую, а также исходящую корреспонденцию. В зависимости от того, какую специфику имеет деятельность предприятия, обязанности сотрудника могут быть расширены.
• «Права» — тут разъясняются основные позиции, дающие возможность подтверждать собственные полномочия. То есть, секретарь имеет право на доступ к документам и информации определенного типа, а также трудиться над наиболее правильной оптимизацией своего процесса, заботиться об уровне квалификации и регулярно повышать ее.
• «Ответственность» — здесь указаны те направления, по которым сотрудник становится подотчетным перед руководителем. В большинстве своем, такой раздел всегда бывает стандартным.

Основные функции секретаря – референта

Главная обязанность секретаря — выполнение поручений начальника

Должностная инструкция для этой вакансии, как и говорилось ранее, имеет типовой характер. Поэтому большинство организаций берут ее себе за основу. Так, что же все-таки входит в круг обязанностей секретаря?

• Во-первых, это исполнения поручений своего . Здесь основным моментом является то, что созданные распоряжения должны быть в полной мере донесены до исполнительного состава.
• Во-вторых, обязательна работа с корреспонденцией. Все приходящие письма просматриваются, анализируются и отправляются в различные структурные подразделения или на стол директора.
• В-третьих, это обязанности по ведению делопроизводства. То есть, вся поступающая информация должна быть переведена в электронный вид. И, в-четвертых, здесь указан дополнительный функционал.

В течение рабочего дня секретарь трудится с документами, принимая различного рода заявления, собирая требующиеся материалы, оформляя бумаги на подпись. Все проекты решений, проходящие через его руки, должны быть обязательно проверены на наличие ошибок и возможность недочетов. Здесь важен сам контроль за оформлением, а также редактирование в случае необходимости.

Кроме того, все поступающие телефонные звонки подлежат регистрации, а информация, приходящая в период отсутствия руководителя тщательно фиксируется для дальнейшей передачи и рассмотрения. Немаловажной становится и работа с факсом, копировальной машиной, телефонограммами. Для того чтобы соответствовать этой должности, важно иметь собранность, пунктуальность, аккуратность, грамотность.

Должность секретаря организации предполагает работу по организации заседаний.

Здесь нужно собрать необходимый материал, предоставить его для анализа, определить круг будущих участников, оповестить их. Кроме того, проведенное мероприятие в назначенную дату предполагает составление специального протокола, которым и занимается секретарь. Еще такая вакансия предполагает заполнение регистрационных картотек, доведение приказов до исполнителей, контроль временных сроков, а также обеспечение своего директора канцелярскими товарами и исправной оргтехникой.

Стоит уточнить, что работа с информацией для секретаря ставит ему в обязанность идеальное оформление банка данных, ведение дел, их архивацию и сохранность. К тому же непосредственный контакт с руководящим составом позволяет помогать рассматривать оперативные просьбы, решать важные вопросы и руководить посетителями, которые записываются на прием.

При необходимости такой выезжает в командировки, продолжительность которых определяется непосредственно руководителем. В целом график трудового дня является стандартным и предполагает 40 рабочих часов в неделю с перерывами на обед и . В зависимости от специфики деятельности организации, время работы может корректироваться.

Права и ответственность секретаря – референта

Секретарь — правая рука начальника

Рассмотрим стандартный свод прав, которых можно требовать от руководителя, занимая эту должность:

• Условия работы – они должны быть нормальными, не перечащими российскому законодательству.
• Содействие в труде – это помощь в исполнении своих обязанностей для достижения наиболее лучших результатов.
• Информационная поддержка – доступ к любым видам документации, предполагает правильное оформление распоряжений, соглашений, корреспонденции.
• Повышение квалификации – прохождение необходимых курсов.
• Контакт с руководством – тесная работа по текущим вопросам, вынесение предложений, обсуждение их.
• Подписание документов – бумаги справочного характера или информационного заверяются секретарем в пределах его компетенции.

Ответственность данной вакансии заключается в необходимости исполнять правильно свои , вести деятельность в соответствии с Трудовым кодексом, не совершать правонарушений и регулярно контролировать свои действия, чтобы не причинить организации.

Секретарь судебного заседания

Работа с документацией как работа секретаря

Разделы инструкции по описанию прав и ответственности считаются практически типовыми, а вот обязанности имеют свои нюансы в зависимости от предприятия, которое их прописывает. Так, если коснуться российского правосудия, то можно определить некоторые основные особенности подобной работы.

Самая первая и важная задача секретаря судебного заседания – это обеспечение бесперебойной, слаженной работы данного аппарата. Здесь необходимо подготовить всю документацию, собрать подписи, создать письма и отправить их адресатам, осуществлять прием граждан, работать над выпиской , вызовом свидетелей и т.д.

Кроме того, данный сотрудник анализирует списки дел, составляет их и размещает для дальнейшего ознакомления, вручает копии заключений, контролирует явку всех свидетелей, отмечая время присутствия. Все проводимые судебные заседания регистрируются в журнале учета, а по их окончании оформляются протокола. Также он готовит копии судебных решений, материалы исполнения приговора, исполнительные листы.

Все документы для потерпевших тоже проходят через секретаря.

Секретарь – машинист суда

Должностная инструкция секретаря руководителя расставит все точки над і

Это специфическая вакансия, предполагающая наличие знаний юридического характера. Вообще, такой человек должен быть достаточно квалифицированным, грамотным, собранным, уметь соблюдать определенные запреты и ограничения.

Здесь важен опыт, изучение законов в современном их описании, работа с Конституцией, Трудовым кодексом и четкое исполнение инструкций по делопроизводству.

Кроме того, сотрудник обязан знать основы взаимодействия со структурами управления, уметь правильно писать, производить корректировки, разбираться в деловом стиле и нормах русского языка. Немаловажным считаются и умения в области информационных технологий, навыки документооборота и т.д.

При этом весь трудовой день должен быть правильно распланирован, чтобы обеспечить своевременность исполнения дел. Вся поступающая информация подлежит тщательному анализу, и обрабатывается с помощью современных технологий. Важно уметь правильно работать с интернетом, пользоваться специальными программами.

Права секретаря

Во-первых, данная вакансия предполагает ознакомление с проектами решений, которые имеют к ней непосредственное отношение. Во-вторых, это анализ деятельности и внесение предложений своему , а также обсуждение недочетов или возможных выявленных препятствий в решении вопросов.

В-третьих, появляется право работать со всеми структурными подразделениями, требуя от них выполнение поручений руководителя, а также необходимую информацию и для исполнения своих должностных обязанностей. И, в-четвертых, рассчитывать на содействие директора в исполнении трудовых процессов.

Как составить должностную инструкцию для сотрудника, расскажет видеоконсультация:

Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя - генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д.

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Должностная инструкция
секретаря руководителя [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [вписать нужное].

1.4. Секретарь должен знать:

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;

Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;

Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

Устав предприятия;

Организацию делопроизводства;

Методы оформления и обработки документов;

Архивное дело;

Машинопись;

Правила пользования приемно-переговорными устройствами;

Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

Основы этики и эстетики;

Правила делового общения;

Правила эксплуатации вычислительной техники;

Основы административного права и законодательства о труде;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю [предприятия, структурного подразделения].

1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.7. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

Секретарь:

2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

2.17. [Вписать нужное].

III. Права

Секретарь имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. [Вписать нужное].

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

I. Общие положения

1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению

4. Секретарь руководителя должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.

4.2. Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.

4.3. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.

4.4. Организацию делопроизводства.

4.5. Методы оформления и обработки документов.

4.6. Архивное дело.

4.7. Машинопись.

4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.

4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.10. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.

4.11. Основы этики и эстетики.

4.12. Правила делового общения.

4.13. Правила эксплуатации вычислительной техники.

Секретарь имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации .

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Руководитель структурного подразделения
		(подпись)		(фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(подпись)		(фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен:
		(подпись)		(фамилия, инициалы)

Новые квалификационные характеристики секретарей

Секретарь руководителя

Должностные обязанности.

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.

Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авто-рам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать:

постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

организацию делопроизводства;

методы оформления и обработки документов;

архивное дело;

машинопись;

правила пользования приемно-переговорными устройствами;

стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

основы этики и эстетики;

правила делового общения;

основы организации труда и управления;

правила эксплуатации вычислительной техники;

основы административного права и законодательства о труде;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации.

Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.” Как видно из приведенной квалификационной характеристики к секретарю руководителя предъявляются достаточно высокие требования как к знаниям и умениям, так и к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением и т. д. Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы. Высшее профессиональное образование дает сегодня специальность 061300 “Документоведение и документационное обеспечение управления”, а среднее профессиональное образование – специальность 0611 “Делопроизводство и архивоведение”. Учебных заведений, готовящих по этим специальностям, особенно по среднему профессиональному образованию, сегодня достаточно много. Квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки в новой редакции имеют лишь незначительные редакционно-стилистические правки. К обязанностям добавлена подготовка документов для тиражирования на множительной технике, а также копирование документов на персональном ксероксе. Так как квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки аналогичны и учитывая, что в первом номере журнала “Секретарское дело” за 1999 г. уже была приведена должностная характеристика секретаря-машинистки, в новой редакции процитируем квалификационную характеристику секретаря-стенографистки. Это даст возможность сравнить не только старую и новую редакции, но и требования к этим двум категориям работников.

Должностная инструкция секретаря

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с Ивановой Натальей Владимировной и в соответствии с
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом директора предприятия.
1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3. Секретарь руководителя непосредственно подчиняется руководителю предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:
нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
уставом предприятия;
правилами трудового распорядка;
приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя);
настоящей должностной инструкцией.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:
постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
организацию делопроизводства;
методы оформления и обработки документов;
архивное дело;
машинопись;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
основы организации труда и управления;
правила эксплуатации вычислительной техники;
основы административного права и законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.
1.6. Во время отсутствия секретаря руководителя его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря руководителя возлагаются следующие функции:
2.1. Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Организация приема посетителей.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций секретарь руководителя предприятия обязан:
3.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
3.2. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3.3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3.4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
3.5. Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
3.6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
3.7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
3.8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
3.9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
3.10. Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
3.11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
3.12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
3.13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.
3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
3.16. Копировать документы на персональном ксероксе.

Секретарь имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен: Дата. Подпись.