لطفا ما را آگاه کنید. قوانین اساسی برای نوشتن نامه های تجاری. نامه درخواست به اداره مالیات

تهیه نامه پوششی از یک نمونه خاص هنگام ارسال اسناد به شرکت ها یا ادارات دولتی یک مرحله اختیاری، اما مطلوب است. در مورد چگونگی ایجاد صحیح شکل صحیح چنین سندی و برخی از تفاوت های ظریف کار با آن - در حال حاضر.

سند به هر شکلی تهیه می شود، زیرا هیچ الگوی یکپارچه وجود ندارد. هدف اصلی این است که به گیرنده ایده درستی از اسناد ارسال شده و مهمتر از همه هدف فرستنده داده شود.

اگرچه شرکت به طور رسمی ملزم به نوشتن نامه های پوششی نیست، در جریان اسناد تجاری این یک هنجار کاملاً ثابت است که باید رعایت شود. این به شما امکان می دهد چندین مشکل را همزمان حل کنید:

1. اولاً حاوی توضیحات اولیه فرستنده است که می خواهد به مخاطب برساند. در این مورد، این موضوع مهم است، زیرا مکاتبات تجاری یک ارتباط غیر مستقیم است که باید برای هر دو طرف بسیار واضح باشد.
2. نامه پوششی همچنین حاوی لیستی از اسناد است - در واقع، خود فهرست نام کامل و تعداد اسناد ارسال شده را کپی می کند. این کار باعث از بین رفتن خطاهای احتمالی در هنگام ثبت نام می شود.
3. با تعیین فهرستی از اسناد، می توان از مشکلات خاصی در بازگرداندن آنها در صورت مفقود شدن جلوگیری کرد. علاوه بر این، شماره اسناد خروجی و ورودی را نشان می دهد که به لطف آن می توانید به راحتی آنها را پیدا کنید و جهت حرکت را کنترل کنید.
4. در نهایت، مخاطبی که نه تنها اسناد، بلکه نامه همراه را نیز پذیرفته است، می‌تواند به سرعت ماهیت خواسته‌های فرستنده را درک کرده و به سرعت به آنها مطابق با موقعیت پاسخ دهد.

بنابراین، می توان گفت که تهیه شایسته نامه پوشش برای اسناد، ایجاد نمونه های یکنواخت خود برای یکنواخت کردن فرآیند به نفع خود فرستنده است.

نمونه نامه جلد 2020

علیرغم اینکه هیچ فرم تایید شده ای برای چنین سندی وجود ندارد و هر سازمانی حق دارد نحوه تنظیم آن را برای خود تعیین کند، قوانین پذیرفته شده ای وجود دارد که باید رعایت شود.

1. در "هدر"، طبق معمول، نام رسمی کامل مخاطب ("به...") و فرستنده ("از ...") مشخص شده است.
2. سپس یادداشتی در مورد شماره ای که نامه با آن در شرکت فرستنده ثبت شده است آمده است.
3. سپس متن واقعی سند می آید. شروع صحیح یک عبارت بسیار مهم است. در این مورد 3 گزینه وجود دارد:

• "ما آن را برای شما ارسال می کنیم"- برای مواردی که اسناد به همان شرکت ها (به عنوان مثال، طرف مقابل) ارسال می شود.
• "به شما تقدیم می کنیم"- نامه به اداره مالیات، دادگاه ها، دفتر مرکزی ارسال می شود - یعنی. کلیه مؤسساتی که دارای موقعیت بالاتر هستند.
• "ما شما را می فرستیم"- اگر ما در مورد اسنادی صحبت می کنیم که برعکس، به بخش های تابعه (به عنوان مثال، بخش ها، شعبه های همان شرکت) ارسال می شوند.

1. پس از تشریح هدف از ارسال، باید فهرست کاملی از اسناد (موجودی) را ارائه دهید که به راحتی به صورت جدول قابل ارائه است. باید شامل ستون های زیر باشد:

• عنوان کامل سند؛
• تعداد رونوشتها؛
• در صورت لزوم، همچنین مشخص می شود که سند به چه شکلی ارسال شده است - اصلی یا کپی (گواهی شده یا تایید نشده).

1. در انتهای جدول تعداد کل مدارک ارسالی به همراه نامه ارائه شده درج شده است.
2. در نهایت، یک پیوست نشان داده شده است که اسناد اضافی را در صورت وجود برای مخاطب ارسال می کند. درک این نکته مهم است که کلمه "ضمیمه" فقط زمانی به صورت مفرد نوشته می شود که فقط یک سند وجود داشته باشد. اگر اسناد جمع باشد، "ضمائم" نوشته می شود. همراه با عنوان سند آورده شده است:

• تاریخ پذیرش سند؛
• تعداد کل نسخه های ارسال شده؛
• تعداد صفحات هر سند (تعداد کل برگه ها برای همه نسخه ها نوشته شده است)؛
• در صورت لزوم، نیاز به سیستم عامل را نشان دهید.

نه تنها مدیر کل، بلکه شخص مجاز مربوطه نیز نامه پوشش اسناد را بدون توجه به فرمت آن امضا می کند. امضا به طور سنتی توسط کارمندی که فعالیت هایش مستقیماً با اسناد ارسال شده مرتبط است قرار می گیرد:

1. مدیر کل یا رئیس یک شعبه یا بخش، اسناد کلی را امضا می کند که برای کل شرکت اعمال می شود و همچنین اسناد دارای اهمیت ویژه (مثلاً گزارش های سالانه ای که به دفتر مرکزی ارسال می شود).
2. حسابدار ارشد نامه هایی را امضا می کند که اسناد مالی را همراهی می کند - معمولاً آنها به اداره مالیات ارسال می شوند.
3. وکیل داخلی شرکت در مورد اسنادی که به عنوان مثال مربوط به مراحل قانونی، انعقاد قرارداد با طرف مقابل احتمالی و غیره است، نامه های پوششی ارسال می کند.

توجه داشته باشید. در مواردی که ما در مورد توزیع انبوه اسناد از یک نوع صحبت می کنیم (به عنوان مثال، چندین فاکتور یا قرارداد از یک نوع با پیمانکاران)، می توانید آنها را در یک گروه ترکیب کنید و تعداد کل برگه ها را در همه نسخه ها به طور همزمان بنویسید. .

نحوه ثبت نام Cover Letter

رعایت خصایص آداب کسب و کار از نظر طراحی جلد نامه مهم است - قبل از هر چیز بهتر است از همان نمونه، الگوی سند استفاده شود و باید توسط فرستنده توسط همان شخصی که امضای او است امضا شود. روی خود نامه

با استفاده از پست روسیه یا پست خصوصی ارسال می شود - به عنوان یک قاعده، بهتر است این کار را با پست ثبت شده انجام دهید. شماره مرسوله باید درج شود که در لاگ جریان اسناد شرکت ارسال کننده ثبت می شود. او در زیر این شماره آدرس شماره خود را قرار می دهد - و بنابراین خطر سردرگمی به میزان قابل توجهی کاهش می یابد.

به عنوان یک قاعده، یک نامه پوششی در حداقل 2 نسخه - 1 برای مخاطب، 1 برای فرستنده تهیه می شود. چنین سندی برای یک دوره زمانی ذخیره می شود که امکان سنجی و مدت آن توسط خود شرکت تعیین می شود. به طور معمول، در مدیریت اسناد مدرن شرکت‌ها، همه اسناد دارای نسخه‌های پشتیبان به شکل الکترونیکی هستند - این به شما امکان می‌دهد تا به سرعت آنها را پیدا کنید و تا زمانی که مورد نیاز است ذخیره کنید.

زمان پاسخ

در مورد زمان پاسخگویی، این یک سوال واضح تر است. از یک طرف، یک قاعده کلی وجود دارد که بر اساس آن زمان رسیدگی به هرگونه درخواست تجدیدنظر به ارگان های دولتی، و همچنین شرکت ها، شرکت ها، انجمن های عمومی نباید تجاوز کند. 1 ماه، یعنی 30 روز تقویمی. شمارش معکوس مهلت از روز کاری پس از روزی که مکاتبات به مخاطب می رسد شروع می شود.

از سوی دیگر، اغلب در عمل مواردی پیش می‌آید که فرستنده انتظار دارد که مخاطب در سریع‌ترین زمان ممکن به درخواست او پاسخ دهد. سپس باید درخواست زیر را به طور جداگانه یادداشت کنید، به عنوان مثال: "ما با مهربانی از شما می خواهیم اسناد لازم را امضا کنید و ظرف 7 روز کاری پاسخ اساسی بدهید." اگر ما در مورد یک شعبه، یک واحد ساختاری که مستقیماً تابع فرستنده است صحبت می کنیم، این عبارت قاطعانه تر است: "مهلت پاسخ 3 روز کاری از تاریخ اعلام رسمی دریافت این نامه حمایتی است."

توجه داشته باشید. اگر توافق نامه بین شرکت ها در ابتدا رویه خاصی را برای رسیدگی به دعاوی و حل و فصل پیش از محاکمه اختلافات احتمالی تجویز کند، این متن چنین توافقاتی است که باید دنبال شود. نمونه ای از متن در زیر آورده شده است.

روش ذخیره سازی

پوشش نامه ها به اسناد خصوصی یک سازمان اطلاق می شود که محتویات آنها می تواند به صلاحدید خود افشا یا طبقه بندی کند (این امر در مورد اسناد ورودی و خروجی صدق می کند). بنابراین، انتخاب یک روش ذخیره سازی خاص به تصمیم مدیریت بستگی دارد.

به طور کلی قوانین زیر رعایت می شود:

1. از آنجایی که اهمیت حقوقی اصلی خود نامه و نمونه آن نیست، بلکه اسنادی است که مقدم بر آن است، توجه اصلی به ایمنی آنها می شود.
2. پس از توقیف همه پیوست ها (یعنی خود اسناد)، مدت نگهداری به صورت جداگانه تعیین می شود.
3. در برخی موارد، شرکت‌ها یک پوشه ویژه «Covering Letters» ایجاد می‌کنند که اسناد مربوطه را در آن قرار می‌دهند. این گزینه برای شرکت های کوچک با جریان اسناد کوچک مناسب است.
4. اگر جریان اسناد بیش از حد زیاد باشد و شرکت دارای چندین شعبه باشد ، نامگذاری ویژه پرونده ها تهیه می شود - یعنی. لیستی از اسناد گروه بندی شده با هدف کلی، به عنوان مثال، "قراردادهای تامین"، "قراردادهای اجاره"، "قضایی"، و غیره.

بنابراین، بهترین گزینه این است که نمونه واحدی از نامه های پوششی خود را برای اسناد ایجاد کنید و سیستمی برای ذخیره آنها سازماندهی کنید که متناسب با حجم جریان اسناد شرکت باشد.

در معاملات تجاری، اسناد کاملاً رسمی وجود دارد که طبق یک الگوی واحد یا مطابق با هنجارهای پذیرفته شده (مثلاً) و تقریباً غیررسمی تهیه شده است که در صورت لزوم برای حل یک موضوع غیر منتظره، درخواست کمک یا ابراز نیاز است. حق شناسی. به اشتباه تصور می شود که استفاده از فرم "رایگان" آسان تر است. برعکس، برای نوشتن یک درخواست یا نامه متقاعد کننده، باید تلاش بسیار بیشتری نسبت به پر کردن یک فرم استاندارد انجام دهید.

دسته دوم اسناد شامل طیف گسترده ای از نامه های درخواستی است که نمونه هایی از آنها را می توانید در زیر مشاهده کنید. نوشتن چنین پیامی گاهی اوقات اهمیت کمتری ندارد. در زیر نمونه‌هایی از نامه‌های درخواست کمک، دستورالعمل‌های گام به گام برای ایجاد سند عالی و نکاتی برای ارسال آن به گیرنده آورده شده است.

دستورالعمل نوشتن نامه درخواست

و پیام هایی که درخواست کمک می کنند، به دلایل واضح، نمی توانند طبق یک مدل واحد طراحی شوند: با استفاده از یک فرم یکپارچه، انطباق با شرایط خاص به سادگی غیرممکن است. در واقع، برای اینکه درخواست اثر مطلوب داشته باشد، توجه به شخصیت گیرنده، وضعیت اجتماعی، وضعیت مالی فعلی و سایر عوامل بسیار مهم است. علاوه بر این، نامه باید کاملاً محرمانه باشد: اگر یک سند کاملاً رسمی باشد، مخاطب که در موقعیت پیش فرض قرار دارد، به احتمال زیاد ترجیح می دهد با لغو اشتراک پاسخ دهد یا به سادگی گفتگو را رد کند و پیام را به سطل زباله

مهم: در طول نامه باید لحن گرم و محترمانه داشته باشید. ما نباید فراموش کنیم که نامه درخواستی یک درخواست رسمی نیست، می تواند به راحتی توسط گیرنده نادیده گرفته شود یا رد شود. احترام به تنهایی بدون انگیزه کافی نتیجه نمی دهد، اما حداقل می تواند توجه خواننده را به خود جلب کند و او را مجبور به رسیدن به انتهای متن کند.

قبل از شروع نوشتن نامه درخواست برای حل مشکل، به تعویق انداختن پرداخت ها یا ارائه تخفیف، منطقی است که در مورد مخاطب تصمیم بگیرید. بسته به شرایط، این موارد می تواند باشد:

• یک فرد خصوصی - به عنوان مثال، یک سرمایه گذار ثروتمند یا یک دانشمند با نفوذ؛
• کارآفرین فردی یا مالک یک شرکت با مسئولیت محدود؛
• یک شخص حقوقی به عنوان یک کل، اگر فرستنده نام مدیر را نداند یا برای او منطقی نباشد که دقیقاً چه کسی به پیام پاسخ می دهد.
• یک کارمند دولتی در هر سطحی - از شهردار یک شهر کوچک گرفته تا فرماندار یا رئیس مسئول هر ساختار.

طبیعتاً، نامه ای که برای یک کارآفرین متوسط ​​ارسال می شود، از نظر روحی با پیام رسمی درخواست کمک از رئیس یک شرکت دولتی بسیار متفاوت است. با این حال، ساختار تمام نامه های درخواست تقریباً یکسان است. کافی است کامپایلر بفهمد که کدام عناصر باید در هر حرفی وجود داشته باشد، کدام یک را می توان تغییر داد و کدام یک بهتر است به طور کامل کنار گذاشته شوند. انجام این کار بسیار دشوارتر از آن است، اما همچنان ممکن است. دستورالعمل های زیر به شما در درک وضعیت کمک می کند.

دومین موضوعی که قبل از نوشتن درخواست نامه باید روشن شود ساختار سند است. همانطور که قبلا ذکر شد، هیچ شکل یکپارچه پیام وجود ندارد، اما طرح کلی هر نامه تجاری تقریباً یکسان است - باید دنبال شود. درخواست رسمی یا نیمه رسمی برای کمک، کمک یا خدمات از بلوک های زیر ساخته می شود:

1. "یک کلاه".شامل لوگوی سازمان، الگوهای اضافی (توصیه می‌شود به جای طرح‌های استوک، از طرح خود استفاده کنید؛ استخدام یک طراح حرفه‌ای برای این کار ضرری ندارد) و نام سازمان ارسال‌کننده، در صورتی که دومی بخشی از آن نباشد. لوگو برخلاف تصور عمومی، درج نمادهای دولتی فدراسیون روسیه، از جمله پرچم و نشان، در سربرگ ضروری نیست، به خصوص اگر فرستنده یک فرد خصوصی، کارآفرین فردی یا شرکت کوچک باشد که هیچ ارتباطی با سازمان های دولتی. بعید است که وجود پرچم و نشان روی تصمیم گیرنده تأثیر بگذارد، اما (در صورت استفاده نادرست) این ویژگی ها باعث ایجاد سوء ظن در خواننده در مورد قابل اعتماد بودن متقاضی می شود.
2. بخش مقدماتی.آن شامل:
   • نام رسمی شرکت ارسال کننده (کامل و مخفف) یا نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی مبدع نامه درخواست.
   • مشخصات مخاطب، از جمله TIN، OGRN، کدهای آماری، شماره ثبت و حساب جاری؛
   • اطلاعات تماس: آدرس کامل با کد پستی، شماره تلفن، آدرس ایمیل، حساب‌های کاربری در پیام‌رسان‌های فوری و شبکه‌های اجتماعی و غیره؛
   • به صورت اختیاری - نام یا نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی گیرنده، بسته به اینکه شخص حقوقی یا شخصی باشد.
   • تبریکی که با یک خط خالی از متن اصلی جدا شده و با استفاده از فونت بزرگتر برجسته شده است.
   • نشانه های مبنای تجدید نظر (وقوع تاخیر، تجزیه و تحلیل نتایج، وجود توافق شفاهی، مکالمات تلفنی و غیره)؛
   • هدف نامه درخواست (رفع سوء تفاهم ها، حل سریع یک موضوع یا کمک فوری به یک شخص).
3. متن اصلیدر متن نامه باید (تا حد امکان به طور خلاصه، قابل فهم و به زبان روسی ادبی) اصل درخواست ذکر شود: پرداخت بدهی، انجام تعمیرات، ارائه کمک مالی به پناهگاه یا ارائه تخفیف. در همان ابتدای متن، لازم به ذکر است که نامه دقیقاً یک درخواست است; ساده ترین راه برای انجام این کار استفاده از مشتقات مناسب است: "من صمیمانه می خواهم"، "ما از شما می خواهیم"، "سازمان ما می پرسد"، "من از شما درخواست می کنم" - و دیگران. همانطور که قبلاً ذکر شد، نامه درخواست الزامی نیست، حتی بیشتر از آن، یک سفارش است، بنابراین، از ابتدا تا انتهای پیام، باید لحن محترمانه را به شدت رعایت کنید، به یاد داشته باشید که فرد علاقه مند در این مورد فرستنده نه خواننده تنها استثناء پیام هایی است که از آنها درخواست بازپرداخت بدهی می کند. اما حتی در این مورد نیز نباید احترام به مخاطب را فراموش کرد. همچنین اضافه کردن چند کلمه گرم در ابتدای نامه (اگر فرستنده و گیرنده یکدیگر را بخوبی می شناسند) یا تعارف رسمی اگر مبتکر و گیرنده قبلاً با یکدیگر ارتباط برقرار نکرده اند یا تعامل در یک تجارت کاملاً انجام شده است، ضرری ندارد. چارچوب اگر یک نامه حاوی چندین درخواست باشد که اساساً متفاوت یا مرتبط با یکدیگر هستند، باید به هر یک از آنها پاراگراف مخصوص به خود داده شود، یا حتی بهتر است، یک لیست گلوله ای ایجاد شود که مزیت بصری قابل توجهی نسبت به متن پیوسته دارد.
4. نتیجه.اگر نامه برای فرستنده معنای خاصی دارد، در اینجا ارزش دارد که یک بار دیگر (به طور خلاصه و قانع کننده) خواننده را به عمل دعوت کنیم. این کار را می توان در دو یا سه جمله که اصل متن اصلی است و یا با کمک یک شعار جلب توجه انجام داد. با این حال، شما نباید خیلی فریفته شوید. نامه درخواست باید محرمانه باشد و ماهیت تجاری یا تبلیغاتی نداشته باشد. بهتر است سبک او بدون عارضه باشد تا اینکه عمداً تأیید شود و در مورد صمیمیت فرستنده تردید به خواننده القا کند. این امر به ویژه در صورتی مهم است که نامه حاوی درخواست کمک یا کمک باشد.
5. خداحافظی و امضا.همیشه قرار نمی گیرد. اگر هدف از تنظیم سند دستیابی به کمک یا پشتیبانی است، منطقی است که به جای این فرمول دیگری استفاده کنید، به عنوان مثال، "پیشاپیش از شما متشکرم"، "پیشاپیش متشکرم"، "از توجه شما متشکرم. "، "از کمک شما بسیار متشکرم" و غیره. هر عبارتی که استفاده شود، قطعا و بدون قید و شرط با کاما از خود امضا جدا می شود و همچنین در صورت اجازه با یک خط جدید. علامت نقطه گذاری در این مورد معنایی کاربردی ندارد، بلکه معنایی گرافیکی دارد و درک متن را برای خواننده آسان تر می کند. همین امر در مورد انتقال امضا به خط بعدی نیز صدق می کند.
6. تاریخ و مهر.بلافاصله پس از امضا در پایین نامه، باید تاریخ ترکیب آن یا اگر از قبل نوشته شده بود، تاریخ ارسال را وارد کنید. گذاشتن مهر و امضای شخصی لازم نیست، اما بسیار توصیه می شود: این نیز نشانه احترام به مخاطب است. حتی اگر پیام به صورت الکترونیکی ارسال شده باشد (اگرچه توصیه می شود از اسناد کاغذی استفاده کنید)، در انتهای صفحه ارزش دارد کپی الکترونیکی مهر (مهر) و امضای شخصی فرستنده یا تأیید سند با یک امضای دیجیتال الکترونیکی پیشرفته

مشاوره:اگر دریافت پاسخ به درخواست نامه در مدت زمان مشخص برای مخاطب مهم است، لازم است در متن اصلی به این موضوع اشاره شود: به عنوان مثال، «منتظر پاسخ شما حداکثر تا ... " یا "امیدواریم که تا ..." توضیحاتی دریافت کنیم. در غیر این صورت، گیرنده که تعهدی در رابطه با سند ندارد، ممکن است پاسخ را به تعویق بیندازد که مشکلات بیشتری را برای فرستنده ایجاد خواهد کرد.

هنگام ارسال نامه درخواست کمک یا بازپرداخت بدهی باید توجه داشت که در سازمان ها رسیدگی به مکاتبات دریافتی توسط منشی یا افراد مجاز انجام می شود. بنابراین، متقاضی که می‌خواهد پیامش مستقیماً توسط رئیس یا مدیر خوانده شود، باید روی پاکت «شخصاً در دست»، «محرمانه» یا «برای رسیدگی...» (نام خانوادگی و حروف اول نام مخاطب) یادداشت کند. ” اما اگر سند حاوی درخواستی باشد که اسرار شخصی، تجاری یا صنعتی را تحت تأثیر قرار ندهد، اگر پیام ابتدا توسط منشی خوانده و ثبت شود و تنها پس از آن به مدیر یا مدیر منتقل شود، هیچ فاجعه ای وجود ندارد.

چند نکته برای نوشتن پیام درخواست کمک:

1. نامه باید به زبان روسی خوب، بدون خطا یا غلط املایی نوشته شود. این نه تنها نشانه سواد فرستنده است، بلکه نشانه احترام او به گیرنده است. اگر نویسنده سند زحمت بازخوانی متن را به خود نداده است، حداقل غیرمنطقی است که از صمیمیت کلمات گرمی که نسبت به گیرنده استفاده کرده است صحبت کنیم.
2. اگر امکان استفاده از سربرگ وجود ندارد (مثلاً وجود ندارد)، حداقل باید سعی کنید یک فونت جذاب را با استفاده از اندازه ها و سبک های مختلف انتخاب کنید. نامه درخواستی نه تنها باید قانع کننده باشد، بلکه باید برای چشم هم خوشایند باشد - در غیر این صورت ممکن است مخاطب صبور نباشد و بدون اینکه به اصل مطلب برسد، در وسط از خواندن دست بکشد.
3. به خاطر داشته باشید که پیام درخواست کمک یا کمک یک سند کاملاً رسمی نیست، هنگام نوشتن آن باید سعی کنید از زبان بوروکراتیک و جملات بیش از حد طولانی اجتناب کنید. هرچه خواندن سند و درک اصل درخواست برای گیرنده آسانتر باشد، احتمال پاسخگویی و انجام اقدامات لازم بیشتر است.

اشتباهات هنگام نوشتن نامه درخواست

برای درک نهایی قوانین و ویژگی‌های نوشتن نامه‌های درخواست، باید یک مثال کوچک حاوی خطاهای معمول نویسندگان بی‌تجربه را در نظر بگیرید:

A. D. Valensky عزیز!

ما از شما می خواهیم هر مبلغی را که از 500 هزار روبل شروع می شود به صندوق ما برای حفاظت از جوجه تیغی وحشی در منطقه مسکو اهدا کنید. حداکثر تا 25 مرداد ماه سال جاری منتظر پاسخ شما هستیم. حساب جاری ما 1234567890 است.

پتروف L.M.، معاون اول رئیس بنیاد.

لیست اشتباهات انجام شده در نامه و نمونه هایی از راه حل های صحیح:

1. «والنسکی عزیز!» گزینه صحیح:"آندری دنیسوویچ عزیز!" (ذکر نام و نام خانوادگی برای گیرنده بهتر از آدرس دادن نام خانوادگی سرد به صورت رسمی است).
2. نامه درخواست کاملاً فاقد کلمات دوستانه و تعارف است. گزینه صحیح:ما می دانیم که شما برای مدت طولانی و سازنده برای احیای جمعیت های کمیاب جوجه تیغی و داشتن باغ وحش کوچک خود کار کرده اید و همچنین برنده جایزه دولتی "بیایید به جوجه تیغی ها" در سال های 2009، 2011 و 2015 برنده شوید."
3. در مثال هیچ استدلال قانع کننده ای وجود ندارد. گزینه صحیح:"شما نه تنها تحقیقات مستقلی انجام می دهید و با کارشناسان برجسته در زمینه اصلاح نژاد جوجه تیغی ارتباط برقرار می کنید، بلکه به طور فعال به سازمان های مختلف زیست محیطی کمک می کنید و همچنین بارها تمایل خود را برای حمایت از هرگونه اقدام مرتبط با ایجاد یک محیط عاطفی مطلوب برای این پستانداران اعلام کرده اید. "
4. "از شما می خواهیم که کمک مالی کنید..." هنگام نوشتن برای یک نفر، به خصوص در نامه تجاری، و به خصوص اگر حاوی درخواست باشد، لازم است ضمیر "شما" را با حرف بزرگ بنویسید. استفاده از املای متفاوت نشانه بارز بی احترامی یا حداقل بی توجهی کامپایلر است که در چنین پیامی کاملاً نامناسب است. مثال صحیح:"ما از شما می خواهیم که اهدا کنید."
5. بخش اصلی نامه درخواست شامل مشخصات بسیار کم یا بیش از حد است. ماهیت کار بنیاد باید با جزئیات بیشتری شرح داده شود، اما در عین حال این فرصت را برای خواننده فراهم می کند که به طور مستقل میزان کمک مالی را انتخاب کند. نیازی به ذکر تاریخ مشخص دریافت پاسخ وجود ندارد: ذکر آن یا باید موجه باشد یا از متن نامه حذف شود. مثال صحیح: « در رابطه با علاقه شما به این مشکل، ما صمیمانه از شما می خواهیم که به بنیاد ما کمک مالی کنید، که از سال 2009 اطلاعاتی در مورد اندازه جمعیت جوجه تیغی در منطقه مسکو و شرایط وجود آنها و همچنین توسعه پروژه ها جمع آوری می کند. برای جابجایی حیوانات محروم به مکان های راحت تر. می توانید به حساب بانکی ما 1234567890 حواله کنید یا با تماس با نماینده ما، هر راه راحت دیگری را برای کمک به جوجه تیغی انتخاب کنید. اگر برای شما سخت نیست، لطفا حداکثر تا 25 آگوست سال جاری به نامه پاسخ دهید: در ابتدای سپتامبر ما در حال راه اندازی یک پروژه بزرگ و گران قیمت هستیم که شما نیز می توانید در آن شرکت کنید.
6. نامه درخواست و نتیجه گیری فوق نیز وجود ندارد. مثال صحیح: "ما به درک و همدردی شما امیدواریم. ما همیشه آماده پاسخگویی به سوالات شما هستیم و هر نظری که ممکن است داشته باشید را در نظر می گیریم. جوجه تیغی های سالم و شاد آینده اکولوژی ما هستند!»
7. هیچ فرمول نهایی ادب در پیام درخواست کمک مالی وجود ندارد. این، مانند بسیاری از اشتباهات دیگر، نشان دهنده ناتوانی فرستنده در نوشتن نامه تجاری است (پس چگونه می توان به او اعتماد کرد؟)، یا بی احترامی آشکار او به مخاطب. مثال صحیح:

پیشاپیش از همکاری شما سپاسگزارم!

نایب رئیس اول بنیاد

ال. ام. پتروف.

نمونه نامه های درخواستی

اگرچه نامه‌های درخواستی به صورت رایگان نوشته می‌شوند، اما آشنایی با نمونه‌هایی از رایج‌ترین پیام‌ها برای نویسنده، مخصوصاً کسی که قبلاً چنین تجربه‌ای نداشته است، مفید خواهد بود.

در مورد تخصیص پول

اگر نیاز به کمک یا منافعی از یک سرمایه گذار، حامی یا وام دهنده دارید، باید نامه ای برای درخواست وجوه صادر کنید.

در مورد تحویل کالا

گاهی اوقات لازم است از تامین کننده بخواهید که زمان تحویل کالا را به یک جهت یا جهت دیگر تغییر دهد یا در اسرع وقت برای یک دسته جدید سفارش دهد.

در مورد پرداخت معوق

درباره کاهش اجاره بها

اگر صاحبخانه تصمیم گرفت اجاره بها را افزایش دهد یا مدتی پس از امضای قرارداد، مستاجر متوجه شد که می تواند کمتر هزینه کند، می توانید با ارسال نامه ای به طرف مقابل و درخواست کاهش اجاره بها، سعی کنید وضعیت را اصلاح کنید.

در مورد ارائه تخفیف

همیشه این فروشنده یک محصول یا خدمات نیست که به مشتریان عادی یا به ویژه سودآور شرکت در یک برنامه تخفیف پیشنهاد می دهد. ارسال نامه ای برای درخواست تخفیف به دستیابی به عدالت و حفظ روابط عالی بین طرفین کمک می کند.

در مورد پرداخت بدهی

هر از گاهی حتی محترم ترین وام گیرنده یا مشتری قسط بعدی یا تعهد پرداخت برای خرید را فراموش می کند. نامه ای که در آن درخواست پرداخت بدهی دارد به آرامی به رفتار نامناسب او اشاره می کند.

در مورد کمک در حل مشکل

اگر موضوع صرفاً مالی نباشد و شهروند یا سازمانی نیاز به کمک همه جانبه داشته باشد، می‌تواند با نوشتن و ارسال نامه به چندین گیرنده با نفوذ و درخواست کمک برای حل مشکل از وضعیت خارج شود.

ویژگی های ارسال درخواست نامه

چندین دستورالعمل برای ارسال پیام های رسمی برای درخواست کمک یا کمک وجود دارد:

1. بهتر است از نسخه های کاغذی سند به جای الکترونیکی استفاده شود، از طریق پیک یا پست سفارشی از طریق پست روسیه ارسال می شود. این رویکرد نه تنها علاقه خاص فرستنده را نشان می دهد، بلکه تمایل او برای رفتن برای دریافت پاسخ به برخی هزینه ها را نیز نشان می دهد که مطمئناً تأثیر مثبتی در گیرنده ایجاد می کند.
2. در برخی موارد، نوشتن نامه با دست منطقی است(البته با خطی که راحت خوانده شود و چشم نواز باشد) و روی کاغذ خوب. بعید است که این روش برای ارسال های پستی انبوه مناسب باشد، اما قطعا به جلب توجه گیرنده خاصی کمک خواهد کرد.
3. نامه ها باید در ژورنال اسناد خروجی سازمان فرستنده ثبت شود، و پس از دریافت - در مجله اسناد دریافتی گیرنده. اگر مکاتبه بین افراد خصوصی باشد نیازی به ثبت پیام نیست.

بیایید آن را جمع بندی کنیم

نامه درخواست کمک باید به درستی و تا حد امکان کوتاه نوشته شود. برای طراحی سند بهتر است از سربرگ استفاده کنید و اگر این امکان وجود ندارد حداقل فونت های جذاب را انتخاب کنید. بهتر است نامه تمام شده را با پیک یا پست ارسال کنید.

پیام باید حاوی یک مقدمه، چند کلمه گرم خطاب به گیرنده، منطق و اصل درخواست باشد. در پایان، باید از فرمول‌های ادب سنتی استفاده کنید: «پیشاپیش از شما متشکرم» یا «با احترام». تایید سند با امضای مدیر و مهر یا مهر سازمان و در صورت ارسال از طریق پست الکترونیکی با تصاویر اسکن شده از امضا و مهر و یا با امضای دیجیتال الکترونیکی توصیه می شود.

نامه پوششی نوعی نامه تجاری است که برای توصیف بسته ای از اسناد ارسال شده به مخاطب مورد نیاز است، در صورتی که این اسناد شامل قسمت آدرس نباشد.

بدین ترتیب، نامه پوششی بار اطلاعاتی ندارد، اما سه عملکرد مهم را انجام می دهد:

• واقعیت ارسال را تأیید می کند.
• فهرستی از اسناد ارسالی و دستورالعمل‌هایی برای رسیدگی به آنها ارائه می‌کند.
• به لطف داده های ثبت نام، به شما امکان می دهد مهلت را تعیین کنید.

مانند اکثر نامه های تجاری، نامه همراه روی سربرگ است و شماره مرجع فرستنده را دریافت می کند. قوانین تنظیم نامه های رسمی را بیش از یک بار در مجله به تفصیل مورد بحث قرار داده ایم، بنابراین اکنون به ویژگی های جلد نامه می پردازیم.

تجزیه و تحلیل دقیق یک نامه خدمات با نمونه های زیادی از ترکیب آن در مقاله "ما یک نامه خدمت تهیه می کنیم" موجود است.

الگوهای سخنرانی

اساس نامه پوششی فهرستی از پیوست ها است. متن سند کوتاه و مشروط به دو بخش تقسیم می شود:

• پیام ارسال مدارک
• درخواست پاسخ به موقع (خواندن، تأیید، بازگرداندن نسخه امضا شده و غیره).

قسمت اول معمولاً اینگونه شروع می شود:

• "در تحقق ... ما شما را می فرستیم ..."
• "ما برات میفرستیم..."
• "به شما تقدیم می کنیم..."

در مرحله بعد، می توانید هدف از ارسال اسناد را مشخص کنید: "برای تایید", "برای اطلاعات", "برای امضا", "برای پر کردن"(اگر در مورد فرم نظرسنجی یا پرسشنامه صحبت می کنیم). توصیه می کنیم از کلیشه «ما شما را می فرستیم» یا «ما شما را می فرستیم» استفاده کنید، زیرا شما می توانید چیزی را فقط برای اطلاعات ارسال کنید، اما نه برای امضا یا تایید.

بخش دوم ممکن است حاوی کلمات زیر باشد:

• "لطفا امضا، مهر و موم و یک نسخه به آدرس ما ارسال کنید..."
• «از شما می‌خواهیم در مهلت تعیین شده توسط قانون بررسی و برای ما ارسال کنید...»
• "لطفاً یک نسخه از یک نسخه به درستی اجرا شده را به آدرس ما ارسال کنید."

شرایط "علامت گذاری در مورد حضور برنامه ها"

همانطور که قبلاً مشخص کرده ایم، اصلی ترین چیز در نامه پوششی برای اسناد، پیوست ها است. بنابراین، ما توجه ویژه ای به موضوع طراحی این نیاز خاص خواهیم داشت. صرف نظر از نحوه فرمت درخواست، رویه تجاری مستلزم فهرست کامل اسناد پیوست شده به نامه است که تعداد کپی ها و تعداد برگه های هر یک از آنها را نشان می دهد. بدون این اطلاعات، نامه پوششی معنای خود را از دست خواهد داد.

بنابراین، زمانی که مدارک ارسالی قبلاً در متن نامه گزارش شده باشد، ذکر مجدد نام آنها فایده ای ندارد. کافی است تعداد برگه ها و کپی ها را مشخص کنید. مثال 1 را ببینید.

مثال 1

بخشی از متن و یک یادداشت در مورد حضور یک برنامه (نام برنامه در متن نامه مشخص شده است)

اگر برنامه در متن نامه مشخص نشده باشد، علاوه بر داده های کمی، باید نام آن را نیز ذکر کنید. اگر یک بسته شامل چندین سند باشد، پیوست ها شماره گذاری می شوند. مثال 2 را ببینید.

نمایش کوچک کردن

مثال 2

قطعه ای از متن و علامتی که حضور برنامه را نشان می دهد (نام برنامه در علامت نشان دهنده حضور آن مشخص شده است)

نمایش کوچک کردن

اگرچه GOST R 6.30-2003 بیان می کند که هنگام فهرست کردن چندین برنامه در یک علامت در مورد در دسترس بودن آنهاکلمه تعمیم دهنده قبل از دو نقطه در مفرد "ضمیمه:" است، در چنین مواردی همچنان توصیه می کنیم که آن را به صورت جمع "پیوست ها:" بنویسیم، همانطور که در مثال 2 نشان دادیم.

اولا، این از نقطه نظر قوانین زبان روسی صحیح است. و ثانیاً ، خود توسعه دهندگان این GOST بعداً هنگامی که شروع به ارائه توضیحات در مورد کاربرد آن در توصیه های روش شناختی خود کردند ، "خود را اصلاح کردند". نقل قول از این دو سند را در زیر ببینید. اما بسیاری از مردم سرسختانه به نوشتن کلمه "برنامه:" به صورت مفرد ادامه می دهند، حتی اگر لیستی از چندین سند به دنبال آن باشد. این کار را نکنید و دلیل آن را توضیح داده ایم.

قطعه سند

نمایش کوچک کردن

GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات تهیه سند"

3.21. ...اگر نامه پیوستی دارد که نام آن در متن ذکر نشده است، نام آن، تعداد برگه ها و تعداد نسخه ها را ذکر کنید. اگر چندین برنامه وجود داشته باشد، آنها شماره گذاری می شوند:

قطعه سند

نمایش کوچک کردن

اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی. دستورالعمل اجرای GOST R 6.30-2003

3.16. ...اگر نامه پیوستی دارد که در متن ذکر نشده است، نام، تعداد برگه ها و تعداد کپی ها را در صورت وجود شماره گذاری کنید.

در مورد نحوه نوشتن کلمه "ضمیمه" در متن نامه نیز اختلاف نظر وجود دارد:با حروف کوچک یا بزرگ، با یا بدون علامت "نه". واقعیت این است که شما می توانید نام سند ضمیمه را در متن جلد نامه به روش های مختلف مشخص کنید. خودتان با مشاهده مثال 3 مقایسه کنید: در مورد دوم مناسب است در داخل پرانتز مشخص کنید که سند یک برنامه کاربردی است و در موارد بعدی نشان می دهیم که چگونه می توان این کار را به روش های مختلف انجام داد. همه گزینه ها صحیح هستند، فقط حفظ یکنواختی در نامه مهم است. و حتی بهتر است یک گزینه را در دستورالعمل های دفتری سازمان خود (یا سایر مقررات محلی در مورد مسائل مشابه) انتخاب و اصلاح کنید، در این صورت یکنواختی در همه اسناد وجود خواهد داشت و سردرگمی کمتری برای مجریان ایجاد می شود.

مثال 3

روش های مختلف برای نشان دادن نام برنامه در متن نامه

نمایش کوچک کردن

برای یک برنامه محدود، نیازی به تعیین تعداد صفحات نیست (مثال 4).

مثال 4

شرح برنامه صحافی شده

نمایش کوچک کردن

هنگامی که پیوست های زیادی وجود دارد که راحت تر است آنها را در یک برگه جداگانه فهرست کنید (آن را "موجودی پیوست های نامه به تاریخ ... نه ..." نامیده می شود)، مراجعه به چنین موردی کافی است. موجودی در نامه (مثال 5).

مثال 5

اگر برنامه های زیادی وجود دارد که راحت تر است آنها را در یک موجودی جداگانه فهرست کنید

نمایش کوچک کردن

اگر نامه دیگری را که ضمیمه خاص خود را دارد به نامه خود پیوست کنید، باید مخاطب را در این مورد مطلع کنید (مثال 6).

مثال 6

ضمیمه نامه پیوست خاص خود را دارد

نمایش کوچک کردن

در نهایت، اگر نامه شما به طور همزمان به چندین سازمان ارسال شده باشد و پیوست فقط به یکی از آنها ارسال شود (بقیه نامه را فقط برای بررسی دریافت می کنند)، این نیز باید گفته شود (مثال 7).

مثال 7

پیوست از بین چندین ایمیل فقط به یک گیرنده ایمیل ارسال می شود

نمایش کوچک کردن

یادداشتی در مورد وجود پیوست ها در زیر متن نامه و بالای امضا قرار می گیرد. معمولاً این فاصله ها (تورفتگی ها) یکسان و برابر با فاصله تقریباً 2-3 خط ساخته می شوند (این به وضوح در مثال طراحی یک حرف کامل در مثال 9 نشان داده شده است).

به عنوان یک قاعده کلی، اگر سندی دارای پیوست باشد، علامتی نشان دهنده حضور آنها در زیر متن و بالای امضا قرار می گیرد و روی اسناد پیوست (هر کدام در قسمت سمت راست بالای صفحه اول) نوشته می شود که سندی که آنها پیوستی هستند (با نشان دادن شماره پیوست، در صورت وجود چندین)، مانند مثال 8.

مثال 8

شماره برنامه و داده های سند اصلی در 1 برگه برنامه

نمایش کوچک کردن

اما نامه پوششی کارکرد حسابداری اسناد ارسالی را دارد و در واقع به عنوان یک موجودی از ضمائم موجود در پاکت عمل می کند. اگر نامه کارکرد متفاوتی داشت (به عنوان مثال، یک پیشنهاد، ارائه پیشنهاد برای امضای توافقنامه و فهرست کردن شرایط همکاری پیشنهادی)، پس سند "کلید" به معنای آن نامه خواهد بود و پیوست اسناد فقط به آن کمک می کند تا عملکرد خود را انجام دهد. اما ما در مورد یک نامه پوششی صحبت می کنیم و در این مورد نباید اسناد ارسال شده را با اطلاعات مربوط به "موجودی محتویات در پاکت" "فاسد" کنید - یعنی. نیازی به گذاشتن چنین علامتی روی آنها نیست!

امضا و ثبت نام با فرستنده

امضاکننده نامه تجاری همان رسمی است که در مکاتبات تجاری معمولی (معمولاً رئیس سازمان یا یک مدیر ارشد مجاز). اگر در مورد ارسال اسناد اولیه حسابداری صحبت می کنیم، حسابدار ارشد نیز می تواند نامه را امضا کند.

برای اینکه گیرنده نامه بعداً تمام سؤالات روشنگر را از امضاکننده آن بپرسد (که در مثال 9 با شماره 1 مشخص شده است)، باید مجری نامه نیز در این سند مشخص شود (همانجا، شماره 2 را ببینید).

قبل از ارسال، باید یک شماره خروجی (که با عدد 3 مشخص شده است) به نامه ارائه شود.

و مخاطب هنگام ثبت واقعیت دریافت سند، شماره ورودی خود را به او اختصاص می دهد، در حالی که تاریخ دریافت و شماره دریافتی را می توان روی آن نشان داد (دست نوشته یا با استفاده از مهر، مانند مثال 9 - شماره 4 را ببینید).

مثال 9

پوشش نامه

نمایش کوچک کردن

مثال 11

فرم نامه پوششی برای متقاضیان - افراد

نمایش کوچک کردن

سورپرایز برای متقاضیان - افراد

نیاز به نوشتن نامه پوششی برای اسناد مربوط به همه است، صرف نظر از اینکه سازمان باشد یا فرد. در این میان وقتی یک فرد عادی به سازمانی مراجعه می کند، قاعدتاً نامه ای به همراه مدارک او تنظیم نمی شود. حیف است، زیرا برای شما راحت تر است که خودتان آن را به خاطر بسپارید و به نوعی آن را ضبط نکنید، بلکه اطلاعاتی را داشته باشید که توسط بازدیدکننده نوشته شده است: از چه کسی، چه اسنادی، به کدام یک از کارمندان خود و چرا باید انتقال دهید. اگر به طور سیستماتیک با افراد، به ویژه در مورد تعدادی از مسائل استاندارد سروکار دارید، و در عین حال از آنها اسنادی دریافت می کنید که سازمان شما باید با آنها کاری انجام دهد، توصیه می کنیم برای چنین مواردی یک فرم نامه پوششی تهیه کنید و از هر یک از آنها بپرسید. شخص برای پر کردن آن بازدید کننده. فرم نمونه را در مثال 11 ببینید.

شما فرم تکمیل شده را ثبت کرده و یک نسخه از نامه را با شماره ورودی به متقاضی می دهید و بسته مدارک دریافتی از وی را در مسیر مناسب ارسال می کنید. سپس، هنگامی که برای پرس و جو در مورد اسناد خود تماس می گیرید، شخص دیگر در مورد "کلاه خانه در مالینووکا" نیست، بلکه در مورد نامه خاصی با یک شاخص منحصر به فرد سوال می کند.

لطفا در یک بازه زمانی مشخص پاسخ دهید

بسیاری از سازمان‌ها دوست دارند فوراً در نامه‌های حمایتی خود یک ضرب الاجل برای مخاطب تعیین کنند و روش‌ها می‌توانند متفاوت از مودبانه باشند. "لطفا اسناد را امضا کرده و ظرف ده روز برگردانید."به امری ضروری "زمان پاسخگویی به نامه 5 روز کاری است". اینجوری نوشتن ارزش داره؟ و چگونه باید به چنین شرایطی واکنش نشان داد؟

به یاد داشته باشیم که طبق قوانین معاملات تجاری. اگر مهلت دیگری در نامه پوششی وجود ندارد، باید این دستورالعمل را به خاطر بسپارید.

فقط یک سازمان بالاتر، کنترل کننده یا هر ارگان دولتی، یک سند تنظیمی که برای اجرای شما الزامی است، می تواند یک مهلت اجباری تعیین کند. خود طرفین می توانند تعهدات داوطلبانه پذیرفته شده را به توافق برسانند و مستند کنند:

مثال 10

مهلت پاسخگویی به نامه را می توان در قرارداد تعیین کرد

نمایش کوچک کردن

در این توافقنامه یک روش اجباری پیش از محاکمه برای حل و فصل اختلافات و اختلافات پیش بینی شده است. طرفی که معتقد است حقوقش تحت این موافقتنامه نقض شده است، موظف است یک ادعای مستدل کتبی برای طرف دیگر ارسال کند. طرفی که ادعای مستدل کتبی دریافت کرده است موظف است ظرف مدت 10 (ده) روز از تاریخ وصول به آن رسیدگی و پاسخ مستدل کتبی بدهد.

هنگامی که افراد برابر در وضعیت شرکت در حال برقراری ارتباط هستند (اگر قبلاً کسی بالاتر از آنها نبود یا قوانین تعامل را برای خود تعیین نکرده بودند)، می توانید درخواست پاسخ سریع تری داشته باشید، اما به دلیل خوبی برای این کار نیاز دارید. مثلا: "لطفاً پرسشنامه تکمیل شده را ظرف چهارده روز ارسال کنید، زیرا ما باید تا 1 اکتبر 2013 به وزارت بهداشت فدراسیون روسیه پاسخ دهیم.". دستورات در چنین مواردی نادرست است، از جمله از نظر آداب تجارت.

ذخیره نامه های جلد

به محض اینکه پیمانکار درخواست های خود را دریافت می کند و از کامل بودن آنها مطمئن می شود، یک نامه پوششی غیر ضروری می شود. از این به بعد کار روی آنها انجام می شود و نامه باید به عنوان تکمیل شده مشخص شود و در پرونده قرار گیرد.

این سؤال اغلب در مورد نحوه ذخیره نامه های پوششی و پیوست ها به آنها مطرح می شود: جداگانه یا با هم؟ معمولاً ضمیمه نامه در فایل مخصوصی که مخصوص این نوع اسناد رزرو شده قرار می گیرد. جایی برای پوشش نامه ها وجود ندارد: گواهی های انجام شده، فاکتورها، قراردادها و بسیاری از اسناد دیگر به طور جداگانه و اغلب برای دوره های زمانی مختلف ذخیره می شوند.

در تهیه فهرست موارد باید به این نکته توجه شود. برخی از شرکت ها (با حجم کمی از جریان اسناد) یک فایل "Covering Letters" ایجاد می کنند و همه نامه های از این نوع را بدون توجه به آنچه به آنها ضمیمه شده است در آن قرار می دهند. دیگران باید چندین مورد را با استفاده از نامه های پوششی ایجاد کنند و آنها را در لیست موارد بخش های ساختاری قرار دهند. سپس، به عنوان مثال، قرارداد ارسال شده به پرونده "قراردادهای خدمات" و نامه پوششی به آن به پرونده "پوشش نامه برای قراردادهای فعالیت های اصلی" می رود.

همچنین اتفاق می افتد که نامه در انبار در شرکت باقی می ماند، اما ضمیمه نمی ماند. این به عنوان مثال در مورد پیش نویس اسناد (مانند مثال 9) صدق می کند. پیش نویس مقررات هنوز یک سند نیست و به احتمال زیاد بیش از یک بار مورد اصلاح قرار خواهد گرفت.

همانطور که می بینید، هیچ چیز پیچیده ای در نوشتن نامه نامه وجود ندارد، اما خود می تواند نه تنها در اسناد شما، بلکه در زمان نیز صرفه جویی کند.

یک مشکل جزئی، طبق معمول، ممکن است زمانی ایجاد شود که یک شرکت قانون تنظیم و ارسال نامه پوششی به درستی اجرا شده همراه با بسته ای از اسناد را اجرا کند. اما این مشکل را می توان به سادگی با ایجاد این قانون در یک قانون نظارتی محلی حل کرد. و به سختی می توان مزایای آن را دست بالا گرفت.

پانویسها و منابع

نمایش کوچک کردن

نامه درخواست- یکی از رایج ترین انواع مکاتبات تجاری. در میان کارآفرینان، چنین نامه هایی زمانی استفاده می شود که نمایندگان یک سازمان با درخواست خدمات با سازمان دیگر تماس بگیرند. چنین پیام هایی را می توان در شرایط کاملاً متفاوت استفاده کرد، به عنوان مثال، زمانی که نیاز به کسب اطلاعات در مورد محصولات، دیدن نمونه های محصول، ملاقات با مسافر تجاری، هماهنگی برخی اقدامات و غیره وجود دارد.

قوانین نوشتن نامه درخواست

ما یک الگوی کلی از چنین سندی را برای بارگیری مورد توجه شما قرار می دهیم:

فایل ها

به دلایل واضح، یک درخواست نامه دارای یک الگوی استاندارد نیست، اما با وجود این، شکلی از یک سند رسمی است. به همین دلیل است که هنگام تهیه آن باید استانداردهای خاصی را رعایت کنید که توسط قوانین کار اداری و اخلاق تجاری تعیین شده است. قبل از حرکت مستقیم به قوانین اساسی برای تهیه آن، باید توجه داشت که می توان آن را یا به گروهی از افراد (به عنوان مثال، مدیران، کارکنان بخش حسابداری، وکلا و غیره) و یا به یک مخاطب خاص خطاب کرد.

مانند هر سند دیگری، این نامه باید حاوی بخش مقدماتی، برای مثال:

• اطلاعات مربوط به شرکت ارسال کننده درخواست کننده و شرکتی که به آن خطاب شده است.
• دلیل درخواست ("به دلیل تاخیر"، "به دلیل دریافت"، "بر اساس نتایج" و غیره)؛
• ارجاع به اساس ("بر اساس توافق شفاهی"، "بر اساس مذاکرات"، "بر اساس یک مکالمه تلفنی"، و غیره)؛
• هدف از درخواست تجدید نظر ("برای حل مسئله"، "برای جلوگیری از درگیری"، "برای از بین بردن تخلفات، و غیره).

به دنبال بخش اصلیارتباط مستقیم با درخواست باید با استفاده از هر شکل مشتقی از فعل «پرسیدن» («از شما می‌خواهیم»، «درخواست می‌کنیم» و غیره) بیان شود، و از آنجایی که چنین پیامی در هر صورت، درخواستی برای نوعی است. خدمت، باید به شیوه ای محترمانه نوشته شود. خوب است اگر قبل از درخواست یک تعریف و تمجید داشته باشید ("شناخت توانایی های بزرگ خود"، "تحسین استعدادهای سازمانی شما" و غیره).

اگر نامه حاوی چندین درخواست به طور همزمان باشد، آنها باید در پاراگراف ها یا پاراگراف های جداگانه ذکر شوند.

قوانین ناگفته مکاتبات بین سازمان ها بیان می کند که پاسخ به یک درخواست چند مرحله ای نیز می تواند در یک پیام ارسال شود و در مورد هر مورد نظرات جداگانه ای ارائه شود. لازم به ذکر است که این نوع مکاتبات باعث کاهش حجم گردش اسناد و در نتیجه کاهش زمان مطالعه و پردازش این گونه نامه ها می شود.

اگر نامه حاکی از دریافت پاسخ در یک بازه زمانی معین باشد، این امر باید تا حد امکان به درستی در متن پیام نشان داده شود.

به عنوان یک قاعده، نامه ها توسط دبیران سازمان ارسال و دریافت می شود (در شرکت های بزرگ، کل بخش ها این کار را انجام می دهند). پس از گردآوری یا مطالعه، آنها را برای بررسی به رئیس بنگاه می‌فرستند. استثناها پیام هایی هستند که "محرمانه" یا "تحویل شخصی" مشخص شده اند - چنین نامه هایی مستقیماً به مخاطب ارسال می شود.

دستورالعمل نوشتن نامه درخواست

از آنجایی که این پیام بخشی از مکاتبات شرکتی است، ابتدا باید نویسنده، یعنی: نام شرکت فرستنده، آدرس واقعی و شماره تلفن تماس آن مشخص شود. سپس باید اطلاعاتی در مورد مخاطب وارد کنید: همچنین نام شرکت و گیرنده خاص. در وسط خط می توانید بلافاصله نشان دهید که این یک نامه درخواست است (اما این ضروری نیست).

قسمت بعدی نامه مربوط به خود درخواست است. ابتدا توصیه می شود آن را توجیه کنید و تنها پس از آن ماهیت درخواست را بیان کنید. در پایان نامه باید امضا شود (بهتر است که این کار توسط رئیس شرکت یا شخص مجاز و مورد اعتماد انجام شود) و همچنین تاریخ ایجاد سند را ذکر کنید.

نحوه ارسال نامه

نامه را می توان از طریق ایمیل یا فکس ارسال کرد - این سریع و راحت است، اما ارسال محافظه کارانه از طریق Russian Post به شما امکان می دهد نامه به شیوه ای محکم و جذاب ارائه شود. به عنوان مثال، می توانید درخواستی را به صورت دستی و با خط خوش خطی زیبا ارسال کنید یا متن را روی کاغذ خوب و گران قیمت چاپ کنید.

توجه به چنین جزئیات کوچکی برای مخاطب روشن می کند که حریف چقدر نسبت به او محترم است و همچنین بار دیگر بر اهمیت درخواست تأکید می کند. تنها چیزی که باید به خاطر بسپارید این است که نامه های ارسالی از طریق پست معمولی زمان زیادی می برد، بنابراین پیام باید از قبل ارسال شود تا سند به موقع به گیرنده تحویل داده شود.

بعد از ارسال نامه

این پیام مانند هر مدرک دیگری باید در مجله اسناد خروجی ثبت شود. به همین ترتیب گیرنده نامه ورود مکاتبه را ثبت می کند. در صورت سوء تفاهم هایی که در روابط تجاری رخ می دهد، ثبت واقعیت ارسال و دریافت نامه به درک سریع وضعیت کمک می کند.

نمونه هایی از نوشتن نامه درخواست همراه با توضیحات

بنابراین، ما فهمیدیم که نامه درخواست نامه ای است که حاوی درخواستی به گیرنده است. هدف متن ترغیب گیرنده به انجام عملی است که برای فرستنده مفید است. نامه باید حاوی یک درخواست فرموله شده و دلیل آن باشد. توصیه می‌شود درخواست را به گونه‌ای تنظیم کنید که توجیه شود چرا باید برای گیرنده این درخواست مفید باشد. فرستنده نه تنها باید قوانین نوشتن متن را بداند، بلکه باید تفاوت های ظریف روانی را نیز در نظر بگیرد. در مرحله بعد، بسته به موقعیت، الگوهای نمونه خاصی را در نظر خواهیم گرفت.

نامه درخواست وجوه

در صورت نیاز به تخصیص بودجه از دولت، حامیان مالی یا افراد، نامه تنظیم می شود.

از NGO "کمک به بازنشستگان"
نماینده مجلس مقننه
ایوانف I.I.

سلام ایوان ایوانوویچ. من نماینده سازمان غیرانتفاعی "کمک به بازنشستگان" هستم. ما به بازنشستگان تنها کمک می کنیم: غذا می آوریم، در تمیز کردن و تعمیر کمک می کنیم.

سازمان ما 5 سال است که وجود دارد. قبلاً ما خودمان موفق به تامین مالی فعالیت‌هایمان می‌شدیم، اما به دلیل گسترش سازمان‌های غیردولتی، بودجه شروع به اتمام کرد. برای اجاره محل، پرداخت حقوق به کارمندان و خرید تجهیزات به پول نیاز داریم.

رئیس جمهور در جلسه اخیر دولت به وضعیت سخت بازنشستگان اشاره کرد و خاطرنشان کرد: این وضعیت نیاز به تغییر فوری دارد. در این راستا، من از شما 200000 روبل برای نیازهای سازمان غیردولتی "کمک به بازنشستگان" درخواست می کنم.

با احترام، پترووا A. A.

توضیح:

متن فوق طبق تمامی قوانین تدوین شده است. او دارد:

• نام NPO و توضیحی در مورد فعالیت های آن.
• درخواست پول، توضیح در مورد ضرورت آن (پول برای اجاره و حقوق لازم است).
• ذکر رئیس جمهور. باید مزایای کفالت برای مسئول را توجیه کرد. معاون به چه چیزی علاقه دارد؟ در رشد شغلی. کمک به سازمان به تحقق این هدف کمک می کند.

مقدار مشخصی از وجوه مورد نیاز سازمان تجاری نیز مشخص شده است.

نامه درخواست تحویل کالا

نامه معمولاً برای شرکای شرکت ارسال می شود. توصیه می شود سود متقابل برای هر دو شرکت در متن توجیه شود.

به رئیس شرکت "AAA"
ایوانف I.I.
از رئیس شرکت BBB
پتروا بی.بی.

سلام ایوان ایوانوویچ. ما می خواهیم مجموعه ای از محصولات را از شرکت شما سفارش دهیم (مشخص شود). ما در یک نمایشگاه منطقه ای به محصول شما علاقه مند شدیم.

در صورت موافقت، لطفاً شرایط تحویل و شرایط مناسب برای شما را به ما اطلاع دهید. ما پرداخت به موقع را تضمین می کنیم. امیدواریم این آغازی برای همکاری های متقابل سودمند باشد.

مخاطبین ما: (مشخص کنید).

با احترام، بوریس بوریسوویچ.

نامه درخواست تخفیف

به طور معمول، چنین متن هایی برای تامین کنندگان شرکت ارسال می شود. به عنوان مثال، یک سازمان نمایشگاهی را برگزار می کند. او یک تامین کننده دارد - چاپخانه ای که بروشورها، غرفه ها، کتابچه ها و غیره را عرضه می کند. هزینه خدمات بسیار بالاست. بحران فرا رسید و پرداخت هزینه چاپ محصولات برای شرکت دشوار شد. این ممکن است دلیلی برای درخواست تخفیف باشد.

به رئیس شرکت وستوک
ایوانف I.I.
از سوی رئیس شرکت "زاپاد"
پتروا بی.بی.

سلام ایوان ایوانف. سازمان ما تحت تأثیر بحران مالی قرار گرفت. تعداد قراردادهای منعقد شده با ما 20 درصد کاهش یافته است. متأسفانه بحران نه تنها ما، بلکه مشتریانمان را نیز تحت تأثیر قرار داد. مردم نمی توانند همان مبلغ قبلی را برای خدمات ما بپردازند. از این رو 25 درصد تخفیف برای بلیط ها در نظر گرفته ایم.

با توجه به شرایط سخت مالی شرکت ما از شما 15% تخفیف برای شش ماه باقیمانده همکاری طبق قرارداد درخواست می کند.

ما نامه هایی فرستادیم و درخواست تخفیف برای همه تامین کنندگان خود کردیم. اگر 20 درصد از شرکای ما شرایط مطلوبی را برای ما فراهم کنند، شرکت ما در روزهای سخت جان سالم به در خواهد برد و تعطیل نخواهد شد. قبلاً توسط صاحبخانه ها و شرکت تلفن به ما تخفیف داده شده است.

با احترام، بوریس پتروف.

توضیح:

نامه حاوی نکات مهم زیر است:

• توضیح در مورد نیاز به تخفیف.
• نشان دادن مبلغ و زمان دقیق تخفیف.
• نشانه غیرمستقیم این است که در صورت عدم ارائه تخفیف توسط چاپخانه، شرکت قرارداد را فسخ می کند.

متن باید به گونه ای نوشته شود که نامه تا انتها خوانده شود و با شرایط پیشنهادی موافقت شود.

نامه درخواست کاهش اجاره بها

اجاره، بودجه اکثر سازمان ها را می خورد. کاهش آن به شرکت اجازه می دهد در مواقع سخت سرپا بماند. نامه باید برای صاحبخانه ارسال شود.

رئیس شرکت "پلاس"
ایوانف پی.
از رئیس شرکت "مینوس"
پتروا I. I.

سلام، پتر پتروویچ. شرکت ما تحت تاثیر بحران مالی قرار گرفت. قدرت خرید مصرف کنندگان کاهش یافته و درآمد کسب و کار کاهش یافته است. در این راستا از شما تقاضا داریم 10 درصد اجاره بها را کاهش دهید.

ما در طول همکاری خود هرگز پرداخت ها را به تاخیر نینداختیم. امیدواریم به ما امتیاز بدهید و ما روابط تجاری خود را حفظ کنیم. ما پرداخت به موقع اجاره بها را با وجود شرایط سخت مالی تضمین می کنیم.

با احترام، ایوان ایوانوویچ.

توضیح:

ذکر این نکته در نامه حائز اهمیت است که شرکت قبلا به طور کامل به تعهدات خود عمل کرده است. صاحبخانه باید مطمئن باشد که مالک به پرداخت ادامه خواهد داد. گیرنده همچنین باید درک کند که اگر با شرایط پیشنهادی موافقت نکند، مستاجر از خدمات وی امتناع خواهد کرد.

نامه درخواست پرداخت بدهی

بدهی ها اغلب در تعاملات بین شرکت ها بوجود می آیند. در صورتی که سازمان متعهد به همکاری بیشتر با طرف مقابلی باشد که بدهی داشته است، نامه درخواست ارسال می شود.

ایوانف I.I.

سیدورووا پی پی.

ایوان ایوانوویچ عزیز، از شما می خواهیم که بدهی شرکت ما را به مبلغ 200000 روبل بازپرداخت کنید. در تمام این مدت، ما به همکاری با شما ادامه دادیم، به این امید که روابط تجاری خود را ادامه دهیم. با این حال اکنون به دلیل عدم پرداخت مجبور به توقف ارائه خدمات هستیم.

مبلغ بدهی شما 200000 روبل است. ما از شما می خواهیم که آن را قبل از 1 مارس 2017 پرداخت کنید. اگر بدهی بازپرداخت نشود، مجبور می شویم موضوع را در دادگاه حل کنیم.

با احترام، پتر پتروویچ.

توضیح:

نامه باید شامل نکات زیر باشد:

• مقدار دقیق بدهی
• تاریخی که تا آن زمان باید بدهی پرداخت شود.
• اقداماتی که شرکت در صورت عدم دریافت وجه انجام خواهد داد.

متن ممکن است به همکاری موفق طولانی مدت با سازمان اشاره کند. این باید یک درخواست باشد نه یک خواسته. الزامات با استفاده از یک الگوی متفاوت ترسیم می شود.

نامه درخواست پرداخت معوق به تامین کننده

این سازمان مجموعه ای از محصولات را به شرکت عرضه کرد، اما هزینه آن را پرداخت نکرد. بدهی ایجاد شده است، اما بدهکار ابزاری برای پرداخت ندارد. در این مورد، نوشتن نامه ای برای درخواست تعویق منطقی است.

به رئیس شرکت "پول کجاست"
سیدوروف P. P.
از رئیس شرکت "پول در شرف آمدن است"
ایوانووا I. I.

پتر پتروویچ عزیز، ما بدهی 200000 روبلی را پرداخت نکرده ایم. ما از بدهی خود ابایی نداریم، اما اکنون به دلیل شرایط سخت مالی نمی توانیم به طور کامل پرداخت کنیم.

به مدت 2 سال، ما روابط تجاری موفقی را با شما حفظ کرده ایم و مهلت پرداخت را از دست نداده ایم. امروز درخواست پرداخت اقساطی داریم. شرکت ما آماده پرداخت بدهی در دو مرحله است:

• ما قبل از 1 مارس 2017 100000 روبل واریز می کنیم.
• 100000 روبل قبل از 1 آوریل 2017 واریز می شود.

ما به شما قول می دهیم که پرداخت ها را به موقع انجام دهید. ممنون از اینکه میفهمی.

با احترام، ایوان ایوانوویچ.

نامه درخواست پرداخت برای سازمان دیگر

بدهی شرکت ممکن است توسط سازمان دیگری پرداخت شود. بدیهی است که شخص حقوقی به این صورت سهام را پرداخت نخواهد کرد. به طور معمول نامه درخواست به بدهکار شرکت یا شخص دیگری که تعهداتی در قبال شرکت دارد ارسال می شود.

به رئیس شرکت "پول در شرف آمدن است"
ایوانف I.I.
از رئیس شرکت "پول کجاست"
سیدورووا پی پی.

ایوان ایوانوویچ عزیز، شما به شرکت ما به مبلغ 300000 روبل بدهی دارید. سازمان ما نیز به شرکت دیگری به مبلغ 200000 روبل بدهی داشت. ما از شما می خواهیم که بدهی خود را به مبلغ 200000 روبل به طلبکار بپردازید. در مقابل، ما یک طرح اقساطی برای مانده بدهی که قبلاً درخواست کرده بودید، در اختیار شما قرار می دهیم. ممنون از اینکه میفهمی.

با احترام، پتر پتروویچ.

نامه درخواست کمک برای حل مشکل

همه شرکت ها ممکن است با مشکلات پیچیده ای روبرو شوند که بدون کمک خارجی قابل حل نیست. نامه درخواست کمک می تواند در صورت لزوم برای مثال برای برگزاری رویدادها ارسال شود. دادخواست به سازمان های تجاری و سازمان های دولتی ارسال می شود.

مدیر شرکت "AAA"
پتروف بی.بی.
از یک سازمان عمومی
"خوب می دهیم"

بوریس بوریسوویچ عزیز، من نماینده سازمان عمومی "Giving Good" هستم. ما برای بچه های یتیم خانه مهمانی ترتیب می دهیم و برگزار می کنیم.

برای سازماندهی مواد غذایی برای تعطیلات از شما کمک می خواهیم. البته در این مراسم به شما و شرکتتان اشاره خواهیم کرد. در این جشن نمایندگان مجلس و مردم حضور خواهند داشت.

می توانید از طریق تلفن XXX با ما تماس بگیرید

با احترام، ایوان ایوانوویچ.

خلاصه کردن

بیایید همه قوانین را برای نوشتن نامه درخواست ترکیب کنیم. ابتدا باید خودتان را معرفی کنید و در مورد فعالیت های خود صحبت کنید. اما قسمت مقدماتی نباید کشیده شود. هدف ما تشویق گیرنده به خواندن نامه است. اگر متن خیلی طولانی باشد، بعید است گیرنده آن را تا آخر بخواند. سپس باید شروع به ارائه درخواست خود کنید. دقت مورد نیاز است: نشان مهلت، مقدار وجوه. درک این نکته مهم است که گیرنده باید سود را احساس کند. بنابراین، نامه باید نشان دهد که چرا انجام این درخواست برای سازمان مفید است. در پایان باید مؤدبانه و بدون تعارف خداحافظی کنید.