Zəhmət olmasa bizə məlumat verin. İş məktublarının yazılması üçün əsas qaydalar. Vergi idarəsinə müraciət məktubu
Şirkətlərə və ya dövlət idarələrinə sənədlər göndərərkən müəyyən bir nümunənin əhatə məktubunun tərtib edilməsi isteğe bağlı, lakin arzu olunan bir addımdır. Belə bir sənədin düzgün formasını necə düzgün inkişaf etdirmək və onunla işləməyin bəzi nüansları haqqında - hazırda.
Vahid şablon olmadığı üçün sənəd istənilən formada tərtib edilir. Əsas məqsəd, alıcıya hansı sənədlərin göndərildiyi və ən əsası göndərənin məqsədinin nə olduğu barədə düzgün fikir verməkdir.
Şirkətdən örtük məktubları yazmaq rəsmi olaraq tələb olunmasa da, biznes sənəd dövriyyəsində bu, kifayət qədər yaxşı qurulmuş normadır və ona əməl edilməlidir. Bir anda bir neçə problemi həll etməyə imkan verir:
- İlk növbədə, göndəricinin ünvana çatdırmaq istədiyi əsas izahatları ehtiva edir. Bu halda, bu vacibdir, çünki işgüzar yazışmalar hər iki tərəf üçün son dərəcə aydın olmalıdır.
- Əlavə məktubda sənədlərin siyahısı da var - əslində siyahının özü göndərilən sənədlərin tam adını və sayını təkrarlayır. Bu, qeydiyyat zamanı mümkün səhvləri aradan qaldırır.
- Sənədlərin siyahısını dəqiqləşdirməklə onların itməsi halında bərpasında müəyyən çətinliklərin qarşısını almaq olar. Bundan əlavə, o, gedən və daxil olan sənəd nömrələrini göstərir, bunun sayəsində onları asanlıqla tapa və hərəkət istiqamətini idarə edə bilərsiniz.
- Nəhayət, təkcə sənədləri deyil, həm də onu müşayiət edən məktubu qəbul etmiş ünvançı göndərənin istəklərinin mahiyyətini tez başa düşəcək və vəziyyətə uyğun olaraq onlara tez cavab verə biləcək.
Buna görə də deyə bilərik ki, sənədlər üçün əhatə məktubunu bacarıqla hazırlamaq, prosesi vahid etmək üçün öz vahid nümunələrinizi yaratmaq göndərənin özünün maraqlarına uyğundur.
Qapaq məktubu nümunəsi 2020
Belə bir sənədin təsdiq edilmiş formasının olmamasına və hər bir təşkilatın onu necə tərtib edəcəyini özü üçün müəyyən etmək hüququna malik olmasına baxmayaraq, əməl edilməli olan ümumi qəbul edilmiş qaydalar var.
- “Başlıqda” həmişə olduğu kimi, ünvan sahibinin (“Kimə…”) və göndərənin (“kimdən…”) tam rəsmi adları göstərilir.
- Sonra məktubun göndəricinin şirkətində qeydiyyata alındığı nömrə haqqında qeyd gəlir.
- Sonra sənədin faktiki mətni gəlir. Bir cümləyə düzgün başlamaq çox vacibdir. Bu vəziyyətdə 3 seçim var:
- "Sizə göndərəcəyik"– sənədlərin eyni şirkətlərə (məsələn, qarşı tərəflərə) göndərildiyi hallar üçün;
- "sizə təqdim edirik"– məktub vergi idarəsinə, məhkəmələrə, baş idarəyə göndərilir – yəni. daha yüksək vəzifəyə malik bütün qurumlar;
- "sizə göndəririk"– əgər söhbət, əksinə, tabeli şöbələrə (məsələn, eyni şirkətin şöbələri, filialları) göndərilən sənədlərdən gedirsə.
- Göndərmə məqsədini təsvir etdikdən sonra, cədvəl şəklində rahat şəkildə təqdim edilə bilən sənədlərin tam siyahısını (inventar) təqdim etməlisiniz. O, aşağıdakı sütunları ehtiva etməlidir:
- sənədin tam adı;
- nüsxələrin sayı;
- zəruri hallarda sənədin hansı formada göndərildiyi də göstərilir - əsli və ya surəti (təsdiqlənmiş və ya təsdiqsiz).
- Cədvəlin sonunda əlavə məktubla birlikdə göndərilən sənədlərin ümumi sayı göstərilir.
- Nəhayət, əlavə sənədləri sadalayan əlavə göstərilir, əgər varsa, ünvana göndərilir. Yalnız bir sənəd olduqda “Əlavə” sözünün tək hərfdə yazıldığını başa düşmək vacibdir. Sənədlər cəmdirsə, o zaman “Əlavələr” yazılır. Sənədin adı ilə yanaşı verilir:
- sənədin qəbul edildiyi tarix;
- göndərilən nüsxələrin ümumi sayı;
- hər bir sənəddəki səhifələrin sayı (bütün nüsxələr üçün vərəqlərin ümumi sayı yazılır);
- lazım gələrsə, proshivka ehtiyacını göstərin.
Formasından asılı olmayaraq sənədlərə əlavə məktubu yalnız baş direktor deyil, həm də müvafiq səlahiyyətli şəxs imzalayır. İmza ənənəvi olaraq göndərilən sənədlərlə birbaşa əlaqəli olan işçi tərəfindən qoyulur:
- Filialın və ya bölmənin baş direktoru və ya rəhbəri bütün şirkətə aid olan ümumi sənədləri, habelə xüsusi əhəmiyyət kəsb edən sənədləri (məsələn, baş ofisə göndərilən illik hesabatlar) imzalayır.
- Baş mühasib maliyyə sənədlərini müşayiət edən məktubları imzalayır - adətən onlar vergi idarəsinə göndərilir.
- Şirkətin daxili hüquqşünası, məsələn, məhkəmə proseslərinə, potensial qarşı tərəflərlə müqavilələrin bağlanmasına və s.
QEYD. Eyni tipli sənədlərin (məsələn, bir neçə hesab-faktura və ya podratçılarla eyni tipli müqavilələr) kütləvi yayılmasından danışdığımız hallarda, onları bir qrupda birləşdirə və bir anda bütün nüsxələrdə vərəqlərin ümumi sayını yaza bilərsiniz. .
Qapaq məktubunu necə qeydiyyatdan keçirmək olar
Qapaq məktublarının tərtibatı baxımından işgüzar etiketin xüsusiyyətlərinə riayət etmək vacibdir - ilk növbədə, eyni nümunədən, sənəd şablonundan istifadə etmək daha yaxşıdır və o, göndərici tərəfindən imzası olan eyni şəxs tərəfindən imzalanmalıdır. məktubun özündə.
Rusiya Postundan və ya şəxsi poçtdan istifadə edərək göndərilir - bir qayda olaraq, bunu qeydiyyatdan keçmiş poçtla etmək daha yaxşıdır. Göndərən şirkətin sənəd dövriyyəsi jurnalında qeyd olunan göndərişin nömrəsi daxil edilməlidir. Bu ünvan nömrəsinin altına o, öz nömrəsini qoyur - və beləliklə, çaşqınlıq riski əhəmiyyətli dərəcədə azalır.
Bir qayda olaraq, müşayiət məktubu ən azı 2 nüsxədə hazırlanır - 1 ünvançı, 1 göndərən üçün. Belə bir sənəd, mümkünlüyü və müddəti şirkətin özü tərəfindən müəyyən edilmiş bir müddət ərzində saxlanılır. Tipik olaraq, şirkətlərin müasir sənəd idarəetməsində bütün sənədlərin elektron formada ehtiyat nüsxələri var - bu, onları tez tapmağa və tələb olunana qədər təhlükəsiz saxlamağa imkan verir.
Cavab vaxtı
Cavabın verilmə vaxtına gəlincə, bu, daha az aydın sualdır. Bir tərəfdən, ümumi qayda var ki, ona görə dövlət orqanlarına, o cümlədən firmalara, şirkətlərə, ictimai birliklərə hər hansı müraciətə baxılma müddəti müəyyən edilmiş müddətdən artıq olmamalıdır. 1 ay, yəni. 30 təqvim günü. Son müddətin geri sayımı yazışmaların ünvana çatdığı gündən sonrakı iş günündən başlayır.
Digər tərəfdən, praktikada çox vaxt göndəricinin ünvan sahibinin sorğusuna mümkün qədər tez cavab verməsini gözlədiyi hallar yaranır. Sonra aşağıdakı sorğunu ayrıca yazmalısınız, məsələn: “Sizdən 7 iş günü ərzində lazımi sənədləri imzalamanızı və əsaslı cavab verməyinizi xahiş edirik.” Söhbət göndərənə bilavasitə tabe olan filialdan, struktur bölmədən gedirsə, mətn daha kəskindir: “Cavabın verilmə müddəti bu müşayiət məktubunun alınması barədə rəsmi bildirişin verildiyi tarixdən 3 iş günüdür”.
QEYD. Əgər şirkətlər arasında müqavilə ilkin olaraq iddialara baxılması və mümkün fikir ayrılıqlarının məhkəməyə qədər həlli üçün müəyyən proseduru nəzərdə tutursa, məhz belə müqavilələrin mətninə əməl edilməlidir. Aşağıda mətnin bir nümunəsi verilmişdir.
Saxlama proseduru
Təqdimat məktubları təşkilatın şəxsi sənədlərinə aiddir, məzmunu öz mülahizəsinə görə açıqlaya və ya təsnif edə bilər (bu həm daxil olan, həm də gedən sənədlərə aiddir). Buna görə də xüsusi saxlama metodunun seçimi rəhbərliyin qərarından asılıdır.
Ümumiyyətlə, aşağıdakı qaydalara əməl olunur:
- Əsas hüquqi əhəmiyyəti müşayiət məktubunun özü və onun nümunəsi deyil, ondan əvvəl gələn sənədlər olduğundan, onların təhlükəsizliyinə əsas diqqət yetirilir.
- Bütün əlavələr (yəni sənədlərin özləri) götürüldükdən sonra saxlama müddəti fərdi olaraq müəyyən edilir.
- Bəzi hallarda şirkətlər müvafiq sənədləri yerləşdirdikləri xüsusi “Örtük məktublar” qovluğu yaradırlar. Bu seçim kiçik sənəd axını olan kiçik şirkətlər üçün uygundur.
- Sənəd axını çox böyükdürsə və şirkətin bir neçə filialı varsa, o zaman işlərin xüsusi nomenklaturaları tərtib edilir - yəni. ümumi məqsədlə qruplaşdırılmış sənədlərin siyahıları, məsələn, “Təchizat müqavilələri”, “İcarə müqavilələri”, “Məhkəmə” və s.
Beləliklə, ən yaxşı seçim sənədlər üçün öz tək nümunə məktublarınızı yaratmaq və şirkətin sənəd axınının həcminə adekvat olan onları saxlamaq üçün bir sistem təşkil etməkdir.
İşgüzar əməliyyatlarda, gözlənilməz bir problemi həll etmək, kömək axtarmaq və ya ifadə etmək lazım olduqda tərtib edilmiş, bir şablona uyğun və ya qəbul edilmiş standartlara (məsələn,) uyğun olaraq tərtib edilmiş ciddi rəsmi sənədlər və demək olar ki, qeyri-rəsmi sənədlər var. minnətdarlıq. Səhv olaraq "pulsuz" formanın istifadəsinin daha asan olduğuna inanılır; əksinə, inandırıcı müraciət və ya məktub yazmaq üçün standart formanı doldurmaqdan daha çox səy göstərməli olacaqsınız.
İkinci kateqoriya sənədlərə nümunələri aşağıda tapa biləcəyiniz geniş çeşidli sorğu məktubları daxildir. Belə bir mesajı bacarıqlı və aydın şəkildə tərtib etmək bəzən daha az əhəmiyyət kəsb etmir. Aşağıda yardım tələb edən məktubların nümunələri, mükəmməl sənəd yaratmaq üçün addım-addım təlimatlar və onu alıcıya göndərmək üçün məsləhətlər verilmişdir.
Ərizə məktubunun yazılması üçün göstərişlər
Aydın səbəblərə görə kömək istəyən mesajlar vahid bir modelə uyğun tərtib edilə bilməz: vahid bir formadan istifadə edərək, konkret şəraitə uyğunlaşmaq sadəcə mümkün deyil. Həqiqətən, sorğunun istənilən effekti verməsi üçün alıcının şəxsiyyətini, onun sosial vəziyyətini, mövcud maliyyə vəziyyətini və digər amilləri nəzərə almaq son dərəcə vacibdir. Bundan əlavə, məktub açıq şəkildə məxfi xarakter daşımalıdır: əgər bu, ciddi şəkildə rəsmi sənəddirsə, defolt vəziyyətdə olan ünvançı, çox güman ki, abunəni ləğv etməklə cavab verməyə və ya sadəcə dialoqdan imtina etməyə üstünlük verəcək, mesajı zibil qutusu.
Əhəmiyyətli: Məktub boyu siz isti və hörmətli bir ton saxlamalısınız. Unutmamalıyıq ki, sorğu məktubu rəsmi tələb deyil, ona asanlıqla məhəl qoyula və ya alıcı tərəfindən rədd edilə bilər. Təkcə hörmət kifayət qədər motivasiya olmadan nəticə verməyəcək, lakin ən azından oxucunun diqqətini çəkə bilər və onu mətnin sonuna çatmağa məcbur edə bilər.
Problemi həll etmək, ödənişləri təxirə salmaq və ya endirim təqdim etmək üçün bir sorğu məktubu yazmağa başlamazdan əvvəl, ünvan sahibi barədə qərar verməyin mənası var. Şəraitdən asılı olaraq bunlar ola bilər:
- fərdi şəxs - məsələn, varlı investor və ya nüfuzlu alim;
- fərdi sahibkar və ya məhdud məsuliyyətli cəmiyyətin sahibi;
- bütövlükdə hüquqi şəxs, əgər göndərən direktorun adını bilmirsə və ya mesaja dəqiq kimin cavab verəcəyi onun üçün mənası yoxdursa;
- istənilən səviyyəli dövlət qulluqçusu - kiçik bir şəhərin merindən tutmuş qubernatora və ya istənilən strukturun məsul rəhbərinə qədər.
Təbii ki, orta səviyyəli bir sahibkara göndərilən məktub, dövlət korporasiyasının sədrindən kömək istəyən rəsmi mesajdan çox fərqli olacaq. Bununla belə, bütün sorğu məktublarının strukturu təxminən eynidir; Kompilyatorun hər hansı bir məktubda hansı elementlərin olması lazım olduğunu, hansının dəyişdirilə biləcəyini və hansının tamamilə tərk edilməsinin daha yaxşı olduğunu başa düşməsi kifayətdir. Bunu etmək daha çətindir, lakin hələ də mümkündür. Aşağıdakı təlimatlar vəziyyəti başa düşməyə kömək edəcəkdir.
Sorğu məktubu yazmazdan əvvəl aydınlaşdırılmalı olan ikinci məsələ sənədin strukturudur. Artıq qeyd edildiyi kimi, mesajın vahid forması yoxdur, lakin hər hansı bir iş məktublarının ümumi planı demək olar ki, eynidir - ona əməl edilməlidir. Yardım, yardım və ya xidmətlər üçün rəsmi və ya yarı rəsmi sorğu aşağıdakı bloklardan hazırlanır:
- "Bir papaq". Təşkilatın loqotipindən, əlavə naxışlardan (birjada deyil, öz dizaynınızdan istifadə etməyiniz tövsiyə olunur; bunun üçün peşəkar dizayner işə götürməyiniz zərər vermir) və göndərən təşkilatın adından ibarətdir, əgər sonuncu təşkilatın bir hissəsi deyilsə. loqo. Populyar inancın əksinə olaraq, Rusiya Federasiyasının dövlət rəmzlərini, o cümlədən bayrağı və gerbini başlığa daxil etmək lazım deyil, xüsusən də göndərən fərdi fiziki şəxs, fərdi sahibkar və ya kiçik şirkətdirsə. dövlət qurumları. Bayraq və gerbin olması alıcının qərarına təsir göstərə bilməz, lakin (səriştəsiz istifadə olunarsa) bu atributlar oxucuda ərizəçinin etibarlılığına şübhə yaradacaq.
- Giriş hissəsi. Buraya daxildir:
- göndərən şirkətin rəsmi adları (tam və qısaldılmış) və ya sorğu məktubunun müəllifinin soyadı, adı və atasının adı;
- ünvan sahibinin rekvizitləri, o cümlədən VÖEN, OGRN, statistik kodlar, qeydiyyat nömrələri və cari hesab;
- əlaqə məlumatları: poçt indeksi ilə tam ünvan, telefon nömrələri, e-poçt ünvanı, ani mesajlaşma və sosial şəbəkələrdəki hesablar və s.;
- istəyə görə - hüquqi və ya fiziki şəxs olmasından asılı olaraq, alanın adı və ya soyadı, adı və atasının adı;
- əsas mətndən boş sətirlə ayrılan və daha böyük şriftdən istifadə edilməklə vurğulanan salamlama;
- müraciət üçün əsasın göstəriciləri (gecikmənin baş verməsi, nəticələrin təhlili, şifahi razılaşmanın olması, telefon danışıqları və s.);
- sorğu məktubunun məqsədi (anlaşılmazlıqların aradan qaldırılması, məsələnin operativ həlli və ya şəxsə təcili yardım).
- Əsas mətn. Məktubun mətnində tələbin mahiyyəti (mümkün qədər qısa, başa düşülən və ədəbi rus dilində) göstərilməlidir: borcunu ödəmək, təmir işləri aparmaq, sığınacağa maddi yardım göstərmək və ya endirim etmək. Mətnin lap əvvəlində məktubun məhz xahiş olduğunu vurğulamaq lazımdır; Bunun ən asan yolu müvafiq törəmələrdən istifadə etməkdir: “Səmimiyyətlə xahiş edirəm”, “Sizdən xahiş edirik”, “Təşkilatımız xahiş edir”, “Sizə müraciət edirəm” və s. Artıq qeyd edildiyi kimi, sorğu məktubu tələb deyil, sifariş deyil, buna görə də mesajın əvvəlindən sonuna qədər bu işdə maraqlı şəxsin olduğunu xatırlayaraq hörmətli bir tona ciddi riayət etmək lazımdır. Oxucu deyil, göndərən. İstisna yalnız borcun qaytarılmasını tələb edən mesajlardır; lakin bu halda da ünvana hörməti unutmaq olmaz. Məktubun əvvəlinə bir neçə isti söz əlavə etmək (əgər göndərən və alıcı bir-birini yaxşı tanıyırsa) və ya müəllif və alıcı əvvəllər əlaqə saxlamayıbsa və ya qarşılıqlı əlaqə ciddi bir iş çərçivəsində baş veribsə, rəsmi təriflər əlavə etmək zərər vermir. çərçivə. Bir məktubda mahiyyət etibarı ilə fərqli və ya bir-biri ilə əlaqəli bir neçə sorğu varsa, onların hər birinə öz abzas verilməlidir və ya daha yaxşısı, davamlı mətn üzərində əhəmiyyətli vizual üstünlüyə malik markerli siyahı yaratmalıdır.
- Nəticə.Əgər məktubun göndərici üçün xüsusi mənası varsa, burada bir daha (qısa və inandırıcı şəkildə) oxucunu hərəkətə çağırmağa dəyər. Bu, ya əsas mətnin kvintessensiyasını təşkil edən iki və ya üç cümlə ilə, ya da diqqəti cəlb edən şüarın köməyi ilə edilə bilər. Bununla belə, siz çox da götürməməlisiniz; sorğu məktubu məxfi olmalı və kommersiya və ya reklam xarakteri daşımamalıdır. Onun üslubunun qəsdən yoxlanılmasındansa, sadə olması daha yaxşıdır, oxucuda göndərənin səmimiliyinə şübhələr aşılayır. Məktubda kömək və ya yardım tələbi varsa, bu xüsusilə vacibdir.
- Əlvida və imza. həmişə yerləşdirilmir. Sənədi tərtib etməkdə məqsəd yardım və ya dəstəyə nail olmaqdırsa, bunun əvəzinə başqa düsturdan istifadə etmək məqsədəuyğundur, məsələn, “Əvvəlcədən təşəkkür edirəm”, “Əvvəlcədən təşəkkür edirəm”, “Diqqətinizə görə təşəkkür edirəm” ,” “Köməyiniz üçün çox sağ olun” və s. Hansı ifadə işlədilirsə, o, mütləq və qeyd-şərtsiz imzanın özündən vergüllə, həmçinin boşluq icazə verərsə, yeni sətirlə ayrılır. Bu vəziyyətdə durğu işarəsi funksional deyil, qrafik məna daşıyır və oxucunun mətni qavramasını asanlaşdırır; eyni şey imzanın növbəti sətirə köçürülməsinə də aiddir.
- Tarix və möhür. Məktubun altındakı imzadan dərhal sonra onun tərtib tarixini və ya əvvəlcədən yazılmışdırsa, göndərilmə tarixini qoymaq lazımdır. Möhür və şəxsi imza qoymaq lazım deyil, lakin çox tövsiyə olunur: bu, ünvana hörmətin başqa bir əlamətidir. Mesaj elektron şəkildə göndərilsə də (kağız sənədlərdən istifadə etmək tövsiyə olunsa da), səhifənin sonunda möhür çapının (möhürün) və göndərənin şəxsi imzasının elektron surətlərini yerləşdirmək və ya sənədi bir sənədlə təsdiqləmək lazımdır. təkmilləşdirilmiş elektron rəqəmsal imza.
Məsləhət:Əgər ünvan sahibinin sorğu məktubuna müəyyən müddət ərzində cavab alması vacibdirsə, bunu əsas mətndə qeyd etmək lazımdır: məsələn, “Cavabınızı ən gec... ” və ya “Ümid edirik ki, aydınlıq əldə edəcəyik...”. Əks halda, sənədlə bağlı heç bir öhdəlik daşımayan alıcı cavabı gecikdirə bilər ki, bu da göndərən üçün əlavə çətinliklər yaradacaq.
Yardım və ya borcun ödənilməsi üçün sorğu məktubu göndərilərkən qeyd etmək lazımdır ki, təşkilatlarda daxil olan yazışmaların işlənməsi katib və ya səlahiyyətli şəxs tərəfindən həyata keçirilir. Buna görə də, mesajının birbaşa rəhbər və ya direktor tərəfindən oxunmasını istəyən ərizəçi zərfin üzərinə “Şəxsən əlində”, “Məxfi” və ya “Baxmaq üçün...” (ünvan sahibinin soyadı və baş hərfləri) qeyd etməlidir. ” Bununla belə, sənəddə şəxsi, kommersiya və ya sənaye sirlərinə təsir etməyən bir sorğu varsa, mesaj əvvəlcə katib tərəfindən oxunub qeydiyyata alınarsa və yalnız bundan sonra direktora və ya menecerə ötürülürsə, fəlakətli heç nə olmayacaq.
Yardım istəyən mesaj yazmaq üçün bəzi məsləhətlər:
- Məktub yaxşı rus dilində, səhvlər və hərf səhvləri olmadan yazılmalıdır. Bu, təkcə göndərənin savadının əlaməti deyil, həm də alıcıya hörmətinin sübutudur. Əgər sənədin müəllifi mətni yenidən oxumaqdan əziyyət çəkməyibsə, onun qəbul edənə qarşı işlətdiyi isti sözlərin səmimiliyindən danışmaq ən azı yersizdir.
- Antetli kağızdan istifadə etmək mümkün deyilsə (məsələn, bu, sadəcə olaraq yoxdur), ən azı müxtəlif ölçülü və üslublardan istifadə edərək cəlbedici bir şrift seçməyə çalışmalısınız. Tələb məktubu inandırıcı olmaqla yanaşı, həm də gözə xoş gəlməlidir - əks halda, ünvanalan şəxs səbirli olmaya və mətləbə varmadan ortada oxumağı dayandıra bilər.
- Kömək və ya kömək istəyən mesajın ciddi rəsmi sənəd olmadığını xatırlayaraq, onu yazarkən bürokratik ifadələrdən və həddən artıq uzun cümlələrdən qaçmağa çalışmalısınız. Qəbul edənin sənədi oxuması və sorğunun mahiyyətini başa düşməsi nə qədər asan olarsa, o, cavab vermək və lazımi tədbirlər görmək ehtimalı bir o qədər yüksəkdir.
Ərizə məktubu yazarkən səhvlər
Nəhayət, sorğu məktublarının yazılması qaydalarını və xüsusiyyətlərini başa düşmək üçün təcrübəsiz müəlliflərə xas olan səhvləri ehtiva edən kiçik bir nümunəni nəzərdən keçirməlisiniz:
Hörmətli A. D. Valenski!
Moskva vilayətindəki Vəhşi Urchinlərin Mühafizəsi Fondumuza 500 min rubldan başlayaraq istənilən məbləğdə ianə verməyinizi xahiş edirik. Bu il avqustun 25-dən gec olmayaraq cavabınızı gözləyirik. Cari hesabımız 1234567890-dır.
Petrov L.M., Fondun sədrinin birinci müavini.
Məktubda edilən səhvlərin siyahısı və düzgün həlli nümunələri:
- "Hörmətli Valensky A.D!" Düzgün seçim:"Hörmətli Andrey Denisoviç!" (ad və ata adını qeyd etmək, soyadını soyuqqanlı şəkildə rəsmiləşdirməkdənsə, alıcı üçün daha yaxşı işləyir).
- Tələb məktubunda səmimi sözlər və təriflər tamamilə yoxdur. Düzgün seçim:“Biz bilirik ki, siz kirpilərin nadir populyasiyalarını bərpa etmək üçün uzun müddət və məhsuldar işləyirsiniz və öz kiçik zooparkınıza sahibsiniz, eyni zamanda 2009, 2011 və 2015-ci illər üçün “Kirpilərə kömək edək” dövlət mükafatı laureatısınız”.
- Nümunədə heç bir inandırıcı arqument yoxdur. Düzgün seçim:“Siz nəinki müstəqil araşdırma aparırsınız və kirpi yevgenikası sahəsində aparıcı mütəxəssislərlə ünsiyyət qurursunuz, həm də müxtəlif ekoloji təşkilatlara fəal kömək edirsiniz, həmçinin bu məməlilər üçün əlverişli emosional mühitin yaradılması ilə bağlı istənilən aksiyaya sponsorluq etmək istəyinizi dəfələrlə bəyan edirsiniz. .”
- “Sizdən ianə etməyi xahiş edirik...” Bir şəxsə yazarkən, xüsusən də iş məktubunda və xüsusən də istək varsa, “Sən” əvəzliyini böyük hərflə yazmaq lazımdır. Fərqli bir yazımdan istifadə etmək, belə bir mesajda tamamilə yersiz olan tərtibçiyə hörmətsizliyin və ya ən azı diqqətsizliyinin açıq bir əlamətidir. Düzgün nümunə:"Sizdən ianə etməyinizi xahiş edirik."
- Sorğu məktubunun əsas hissəsində ya çox az, ya da çox spesifiklik var. Fondun işinin mahiyyəti daha ətraflı təsvir edilməli, eyni zamanda oxucuya ianənin məbləğini müstəqil seçmək imkanı verməlidir. Cavabın alınma tarixini göstərməyə heç bir aydın ehtiyac yoxdur: onun qeyd edilməsi ya əsaslandırılmalı, ya da məktubun mətnindən çıxarılmalıdır. Düzgün nümunə: « Problemlə maraqlanmağınızla əlaqədar olaraq, 2009-cu ildən bəri Moskva vilayətində kirpi populyasiyalarının sayı və onların mövcudluq şəraiti haqqında məlumat toplayan, eləcə də layihələr hazırlayan Fondumuza ianə etməyinizi səmimi qəlbdən xahiş edirik. əlverişsiz heyvanları daha rahat yerlərə köçürmək üçün. Siz 1234567890 nömrəli bank hesabımıza köçürmə edə bilərsiniz və ya nümayəndəmizlə əlaqə saxlayaraq kirpilərə kömək etmək üçün hər hansı digər əlverişli üsul seçə bilərsiniz. Əgər sizin üçün çətin deyilsə, bu il avqustun 25-dən gec olmayaraq məktuba cavab verməyinizi xahiş edirik: artıq sentyabrın əvvəlində biz irimiqyaslı və bahalı layihəyə start veririk, siz də bu layihədə iştirak edə bilərsiniz”.
- Yuxarıdakı sorğu məktubu və nəticə də yoxdur. Düzgün nümunə: " Anlayışınıza və rəğbətinizə ümid edirik. Sizi maraqlandıran bütün suallara cavab verməyə və hər hansı şərhlərinizi nəzərə almağa həmişə hazırıq. Sağlam və xoşbəxt kirpilər ekologiyamızın gələcəyidir!”
- Bağış tələb edən mesajda nəzakətin yekun formuluna rast gəlinmir. Bu, əksər digər kobud səhvlər kimi, ya göndərənin iş məktubu tərtib edə bilməməsini (onda ona pulla necə etibar etmək olar?) və ya ünvana açıq hörmətsizliyini göstərir. Düzgün nümunə:
Yardımınız üçün əvvəlcədən təşəkkür edirik!
Fondun sədrinin birinci müavini
L. M. Petrov.
Ərizə məktublarının nümunələri
Sorğu məktubları sərbəst formada yazılsa da, yazıçının, xüsusən də əvvəllər belə təcrübəsi olmayanların ən çox yayılmış mesaj nümunələri ilə tanış olması faydalı olacaq.
Pulun ayrılması haqqında
İnvestordan, sponsordan və ya borc verəndən kömək və ya fayda axtarmaq lazımdırsa, vəsait tələb edən məktub yazmalısınız.
Malların çatdırılması haqqında
Bəzən təchizatçıdan malların çatdırılma müddətini bu və ya digər istiqamətə dəyişməsini və ya mümkün qədər tez yeni partiyaya sifariş verməsini xahiş etmək lazımdır.
Təxirə salınmış ödəniş haqqında
İcarənin azaldılması haqqında
Ev sahibi icarə haqqını artırmaq qərarına gəlsə və ya müqavilə imzalandıqdan bir müddət sonra kirayəçi daha az xərcləyə biləcəyini başa düşsə, siz qarşı tərəfə kirayə haqqının azaldılmasını xahiş edən məktub göndərərək vəziyyəti düzəltməyə cəhd edə bilərsiniz. .
Endirimlərin təmin edilməsi haqqında
Daimi və ya xüsusilə gəlirli müştərilərə endirim proqramında iştirak təklif edən həmişə məhsul və ya xidmətin satıcısı deyil. Endirim tələb edən bir məktub göndərmək tərəflər arasında əla münasibətləri qoruyarkən ədalətə nail olmağa kömək edəcək.
Borcun ödənilməsi haqqında
Zaman zaman, hətta ən hörmətli borcalan və ya müştəri növbəti taksit və ya alış üçün ödəmə öhdəliyini unudur. Borcun ödənilməsini tələb edən bir məktub, onun uyğun olmayan davranışını yumşaq bir şəkildə göstərməyə kömək edəcəkdir.
Problemin həllində köməklik haqqında
Əgər məsələ sırf maliyyə ilə bağlı deyilsə və vətəndaşın və ya təşkilatın hərtərəfli yardıma ehtiyacı varsa, bir neçə nüfuzlu alıcıya məktub yazıb, məsələnin həllinə köməklik göstərilməsi üçün müraciət etməklə vəziyyətdən çıxa bilərlər.
Sorğu məktubunun göndərilməsinin xüsusiyyətləri
Kömək və ya yardım istəyən rəsmi mesajlar göndərmək üçün bir neçə qaydalar var:
- Sənədin elektron variantlarından daha çox kağız versiyalarından istifadə etmək daha yaxşıdır, kuryer və ya sifarişli poçtla Rusiya Poçtu vasitəsilə göndərilir. Bu yanaşma yalnız göndərənin xüsusi marağını deyil, həm də onun müəyyən xərclərə cavab almağa hazır olduğunu göstərəcək və bu, şübhəsiz ki, alıcıda müsbət təəssürat yaradacaqdır.
- Bəzi hallarda məktubları əl ilə yazmağın mənası var(əlbəttə ki, asan oxunan və gözə xoş gələn əl yazısında) və yaxşı kağızda. Bu metodun kütləvi poçt göndərişləri üçün uyğun olma ehtimalı azdır, lakin bu, mütləq müəyyən bir alıcını maraqlandırmağa kömək edəcəkdir.
- Məktublar göndərən təşkilatın çıxış sənədləri jurnalında qeydiyyata alınmalıdır, və alındıqdan sonra - alıcının daxil olan sənədlərinin jurnalında. Yazışmalar fərdi şəxslər arasındadırsa, mesajların qeydiyyata alınmasına ehtiyac yoxdur.
Gəlin ümumiləşdirək
Kömək istəyən məktub düzgün və mümkün qədər qısa şəkildə yazılmalıdır. Sənədi tərtib etmək üçün blankdan istifadə etmək daha yaxşıdır və bu mümkün deyilsə, heç olmasa cəlbedici şriftləri seçin. Hazır məktubu kuryer və ya poçtla göndərmək daha yaxşıdır.
Mesajda preambula, alıcıya ünvanlanan bir neçə isti söz, sorğunun əsaslandırılması və mahiyyəti olmalıdır. Sonda ənənəvi nəzakət düsturlarından istifadə etməlisiniz: "Əvvəlcədən təşəkkür edirəm" və ya "Hörmətlə". Sənədin rəhbərin imzası və təşkilatın möhürü və ya möhürü ilə, elektron poçtla göndərildikdə isə imza və möhür çapının skan edilmiş şəkilləri və ya elektron rəqəmsal imza ilə təsdiqlənməsi tövsiyə olunur.
Əhatə məktubu ünvana göndərilən sənədlər paketini təsvir etmək üçün lazım olan işgüzar məktub növüdür, əgər bu sənədlərdə ünvan hissəsi yoxdursa.
Beləliklə, Qapaq məktubu heç bir məlumat yükü daşımır, lakin üç mühüm funksiyanı yerinə yetirir:
- göndərilmə faktını təsdiq edir;
- göndərilən sənədlərin siyahısını və onlarla işləmək üçün təlimatları təqdim edir;
- Qeydiyyat məlumatları sayəsində son tarixi təyin etməyə imkan verir.
Əksər iş məktubları kimi, örtük məktubu da blankdadır və göndərənin istinad nömrəsini alır. Biz jurnalda rəsmi məktubların hazırlanması qaydalarını bir neçə dəfə ətraflı müzakirə etmişik, ona görə də indi üz qabığının xüsusiyyətlərinə diqqət yetirəcəyik.
Tərkibinə dair bir çox nümunə ilə bir xidmət məktubunun ətraflı təhlili "Xidmət məktubu tərtib edirik" məqaləsində mövcuddur.
Nitq nümunələri
Əhatə məktubunun əsasını əlavələrin siyahısı təşkil edir. Sənədin mətni qısadır və şərti olaraq iki hissəyə bölünür:
- sənədlərin göndərilməsi haqqında mesaj,
- vaxtında cavab tələbi (oxuması, təsdiqlənməsi, imzalanmış nüsxəsinin qaytarılması və s.).
Birinci hissə adətən belə başlayır:
- “Yürüyərkən... sizi yönləndiririk...”,
- "Səni göndəririk..."
- “Sizə təqdim edirik...”
Sonra sənədlərin göndərilmə məqsədini göstərə bilərsiniz: "təsdiq üçün", "məlumat üçün", "imza üçün", "doldurmaq üçün"(söhbət sorğu formasından və ya anketdən gedirsə). Biz “sizə göndəririk” və ya “sizi göndəririk” klişelərindən istifadə etməyi tövsiyə edirik, çünki... Siz yalnız məlumat üçün bir şey təqdim edə bilərsiniz, lakin imzalamaq və ya təsdiq etmək üçün deyil.
İkinci hissədə aşağıdakı sözlər ola bilər:
- “Zəhmət olmasa, imzalayın, möhürləyin və bir nüsxəsini bizim ünvana göndərin...”
- “Sizdən xahiş edirik ki, qanunla müəyyən edilmiş müddətdə baxıb bizə göndərəsiniz...”
- “Lütfən, lazımi qaydada tərtib edilmiş sənədin bir nüsxəsini bizim ünvana göndərin...”.
"Ərizələrin mövcudluğunu qeyd edin" rekvizitləri
Artıq müəyyən etdiyimiz kimi, sənədlər üçün müşayiət məktubunda əsas şey əlavələrdir. Buna görə də, biz bu xüsusi rekvizitin layihələndirilməsi məsələsinə xüsusi diqqət yetirəcəyik. Ərizənin necə tərtib edilməsindən asılı olmayaraq, iş təcrübəsi məktuba əlavə edilmiş sənədlərin hər birində nüsxələrin sayını və vərəqlərin sayını göstərməklə tam siyahısını tələb edir. Bu məlumat olmadan örtük məktubu bütün mənasını itirəcək.
Belə ki, göndərilən sənədlər məktubun mətnində artıq bildirildikdə, adlarını bir daha sadalamağın mənası yoxdur. Vərəqlərin və nüsxələrin sayını göstərmək kifayətdir. Misal 1-ə baxın.
Misal 1
Mətnin bir parçası və ərizənin olması barədə qeyd (müraciətin adı məktubun mətnində göstərilir)
Ərizə məktubun mətnində göstərilməyibsə, kəmiyyət məlumatlarına əlavə olaraq, onun adını göstərməlisiniz. Paketdə bir neçə sənəd varsa, əlavələr nömrələnir. Misal 2-ə baxın.
Şou yığcamlaşdırın
Misal 2
Mətnin bir parçası və ərizənin mövcudluğunu göstərən işarə (ərizənin adı onun mövcudluğunu göstərən işarədə göstərilir)
Şou yığcamlaşdırın
Baxmayaraq ki, QOST R 6.30-2003-də qeyd olunur birdən çox tətbiqin mövcudluğu haqqında işarədə siyahıya salındıqda iki nöqtədən əvvəl ümumiləşdirici söz tək “Əlavə:”dədir; belə hallarda biz hələ də 2-ci Nümunədə göstərdiyimiz kimi onu cəm şəklində “Əlavə:” yazmağı tövsiyə edirik.
Birincisi, bu, rus dilinin qaydaları baxımından düzgündür. İkincisi, bu GOST-u tərtib edənlər daha sonra metodoloji tövsiyələrində onun tətbiqi ilə bağlı izahat verməyə başlayanda "özlərini düzəltdilər". Aşağıdakı bu iki sənəddən sitatlara baxın. Lakin bir çox insanlar inadla “Tətbiq:” sözünü tək hərfdə yazmağa davam edirlər, hətta ondan sonra bir neçə sənədin siyahısı gəlsə belə. Bunu etməyin və bunun səbəbini izah etdik.
Sənəd fraqmenti
Şou yığcamlaşdırın
GOST R 6.30-2003 “Vahid sənədləşdirmə sistemləri. Vahid təşkilati və inzibati sənədlər sistemi. Sənədlərin hazırlanmasına dair tələblər”
3.21. ...Əgər məktubun mətndə adı çəkilməyən əlavəsi varsa, o zaman onun adını, vərəqlərin sayını və nüsxələrinin sayını göstərin; Bir neçə müraciət varsa, onlar nömrələnir:
Sənəd fraqmenti
Şou yığcamlaşdırın
Təşkilati və inzibati sənədlər. Sənədləşdirmə tələbləri. GOST R 6.30-2003-ün həyata keçirilməsi üçün təlimatlar
3.16. ...Əgər məktubun mətndə adı çəkilməyən əlavəsi varsa, o zaman onun adını, vərəqlərin sayını və nüsxələrinin sayını göstərin, bir neçə əlavə olduqda isə nömrələnir:
Məktubun mətnində “qoşma” sözünün necə yazılması ilə bağlı da uyğunsuzluqlar var: kiçik və ya böyük hərflə, “Xeyr” işarəsi ilə və ya olmadan. Məsələ burasındadır ki, əlavə məktubun mətnində siz müxtəlif üsullarla əlavə edilmiş sənədin adını göstərə bilərsiniz; Nümunə 3-ə baxaraq özünüz üçün müqayisə edin: ikinci halda mötərizədə sənədin ərizə olduğunu göstərmək məqsədəuyğundur, sonrakı hallarda isə bunun müxtəlif yollarla necə edilə biləcəyini göstəririk. Bütün variantlar düzgündür, sadəcə məktubda vahidliyi qorumaq vacibdir. Təşkilatınızın kargüzarlıq təlimatlarında (və ya oxşar məsələlərlə bağlı digər yerli qaydalarda) bir variant seçmək və düzəltmək daha yaxşıdır, onda bütün sənədlərdə vahidlik olacaq və ifaçılar üçün daha az qarışıqlıq olacaq.
Misal 3
Məktubun mətnində ərizənin adını göstərməyin müxtəlif yolları
Şou yığcamlaşdırın
Bağlanmış tətbiq üçün vərəqlərin sayının göstərilməsinə ehtiyac yoxdur (Nümunə 4).
Misal 4
Bağlanan tətbiqin təsviri
Şou yığcamlaşdırın
Əlavələr o qədər çox olar ki, onları ayrıca vərəqdə sadalamaq daha əlverişlidir (bu, “Tarixli məktuba... Yox...” əlavələrinin inventarlaşdırılması adlanacaq) belə bir sənədə istinad etmək kifayət edər. məktubda inventar (Nümunə 5).
Misal 5
Əgər o qədər çox proqram varsa, onları ayrıca inventarda qeyd etmək daha rahatdır
Şou yığcamlaşdırın
Məktubunuza öz əlavəsi olan başqa bir məktub əlavə etsəniz, bu barədə ünvana məlumat verməlisiniz (Nümunə 6).
Misal 6
Məktub əlavəsinin öz əlavəsi var
Şou yığcamlaşdırın
Nəhayət, əgər məktubunuz eyni anda bir neçə təşkilata ünvanlanıbsa və əlavə onlardan yalnız birinə ünvanlanıbsa (digərləri məktubu yalnız nəzərdən keçirmək üçün alır), bunu da söyləmək lazımdır (Nümunə 7).
Misal 7
Qoşma bir neçə məktubdan yalnız bir e-poçt alıcısına göndərilir
Şou yığcamlaşdırın
Əlavələrin olması barədə qeyd məktubun mətninin altında və imzanın üstündə yerləşdirilir. Adətən bu məsafələr (girintilər) eyni və təxminən 2-3 sətir aralığına bərabər edilir (bu, Nümunə 9-da bütöv bir hərfin dizaynı nümunəsində aydın şəkildə göstərilmişdir).
Bir qayda olaraq, sənəddə əlavələr varsa, onda mətnin altında və imzanın üstündə onların mövcudluğunu göstərən işarə qoyulur və əlavə edilmiş sənədlərdə (hər birinin birinci vərəqin yuxarı sağ hissəsində) yazılır. onların əlavə olduğu sənəd (bir neçə varsa, əlavənin nömrəsi göstərilməklə), 8-ci nümunədə olduğu kimi.
Misal 8
1 vərəqdə ərizə nömrəsi və əsas sənəd məlumatları
Şou yığcamlaşdırın
Lakin əlavə məktub göndərilən sənədlərin uçotu funksiyasına malikdir, zərfdəki əlavələrin bir növ inventarlaşdırılması funksiyasını yerinə yetirir, əslində isə məktubda qeyd olunan sənədlər əlavə kimi göndərilir. Məktubun fərqli bir funksiyası olsaydı (məsələn, bu bir təklif idi, müqavilənin imzalanması təklifi idi və təklif olunan əməkdaşlığın şərtlərini sadalayırdı), onda mənasına görə "əsas" sənəd məktub olardı və ona əlavə olunur. sənədlər yalnız öz funksiyasını yerinə yetirməyə kömək edəcəkdir. Ancaq söhbət örtük məktubundan gedir və bu halda "zərfdəki məzmunun inventarlaşdırılması" haqqında məlumatla göndərilən sənədləri "korlamamalısınız" - yəni. Onlara belə bir işarə qoymağa ehtiyac yoxdur!
Göndərənlə imzalanma və qeydiyyat
İş məktubunu imzalayan şəxs adi işgüzar yazışmalarda olduğu kimi eyni vəzifəli şəxsdir (adətən ya təşkilatın rəhbəri, ya da səlahiyyətli top menecer). İlkin mühasibat sənədlərinin göndərilməsindən danışırıqsa, baş mühasib də məktubu imzalaya bilər.
Məktubu alan şəxsin sonradan onu imzalayan şəxsə bütün aydınlaşdırıcı sualları verməsinin qarşısını almaq üçün (9-cu misalda 1 nömrə ilə göstərilmişdir) icraçı da bu sənəddə göstərilməlidir (yeni yerdə, 2-ci nömrəyə baxın).
Göndərməzdən əvvəl əhatə məktubuna çıxış nömrəsi verilməlidir (3 rəqəmi ilə göstərilir).
Sənədin qəbulu faktını qeydə alarkən ünvançı ona daxil olan nömrəsini verəcək, bu halda qəbul tarixi və daxil olan nömrə orada göstərilə bilər (9-cu misalda olduğu kimi əl ilə və ya möhürdən istifadə etməklə - 4-cü nömrəyə baxın).
Misal 9
Əhatə məktubu
Şou yığcamlaşdırın
Misal 11
Ərizəçilər - fiziki şəxslər üçün əhatə məktubu forması
Şou yığcamlaşdırın
Ərizəçilər üçün sürpriz - fiziki şəxslər
Sənədlər üçün müşayiət məktubu yazmaq zərurəti istər təşkilat, istərsə də fiziki şəxs olmasından asılı olmayaraq hər kəsə aiddir. Bu arada sıravi şəxs təşkilata gələndə, bir qayda olaraq, onun sənədlərini müşayiət edən məktub tərtib edilmir. Təəssüf ki, bunu özünüz xatırlamamaq və birtəhər qeyd etmək sizin üçün daha rahat olardı, ancaq ziyarətçi tərəfindən yazılmış məlumatlara sahib olmaq daha rahat olardı: kimdən, hansı sənədlərdən, işçilərinizdən hansına və niyə köçürmək. Əgər siz sistematik şəkildə fərdlərlə, xüsusən də bir sıra standart məsələlərlə məşğul olursunuzsa və eyni zamanda onlardan təşkilatınızın daha sonra nəyisə etməli olduğu sənədləri alırsınızsa, o zaman sizə belə hallar üçün əhatə məktubu forması hazırlamağı və hər bir belə şəxsdən soruşmağı tövsiyə edirik. onu doldurmaq üçün şəxs ziyarətçi. Nümunə 11-dəki nümunə formaya baxın.
Doldurulmuş formanı qeydiyyatdan keçirəcək və daxil olan nömrə ilə məktubun surətini ərizəçiyə verəcək və ondan alınan sənədlər paketini müvafiq marşrut üzrə göndərəcəksiniz. Sonra, sənədlərinizi öyrənmək üçün zəng etdiyiniz zaman, şəxs artıq "Malinovkadakı bağça" haqqında deyil, unikal indeksi olan müəyyən bir məktub haqqında soruşacaq.
Zəhmət olmasa müəyyən vaxt çərçivəsində cavab verin
Bir çox təşkilat üzlük məktublarında ünvan sahibi üçün dərhal son tarix təyin etməyi xoşlayır və üsullar nəzakətlidən fərqli ola bilər. “Xahiş edirəm sənədləri imzalayın və on gün ərzində geri qaytarın”. imperativə “Məktəbə cavab müddəti 5 iş günüdür”. Belə yazmağa dəyərmi? Və belə şərtlərə necə reaksiya vermək olar?
Unutmayaq ki, işgüzar münasibətlərin qaydalarına uyğun olaraq. Əgər əhatə məktubunda başqa son tarix yoxdursa, bu təlimat yadda saxlanmalıdır.
Yalnız yuxarı, nəzarət edən təşkilat və ya hər hansı bir dövlət orqanı, icranız üçün məcburi olan normativ sənəd məcburi son tarix təyin edə bilər. Tərəflər özləri könüllü olaraq götürdükləri öhdəlikləri razılaşdıra və sənədləşdirə bilərlər:
Misal 10
Məktubun cavablandırılması üçün son tarix müqavilədə müəyyən edilə bilər
Şou yığcamlaşdırın
Müqavilə mübahisələrin və fikir ayrılıqlarının həlli üçün məhkəməyədək məcburi proseduru nəzərdə tutur. Bu Müqavilə üzrə hüquqlarının pozulduğunu hesab edən Tərəf digər Tərəfə yazılı əsaslandırılmış iddia göndərməyə borcludur. Yazılı əsaslandırılmış iddianı almış tərəf onu aldığı tarixdən 10 (On) təqvim günü müddətində ona baxmağa və yazılı əsaslandırılmış cavab verməyə borcludur...
Şirkət statusunda bərabər şəxslər ünsiyyət qurduqda (əvvəllər onlardan yuxarıda heç kim yoxdursa və ya onlar özləri üçün qarşılıqlı əlaqə qaydalarını müəyyən etməyiblərsə), daha sürətli cavab istəyə bilərsiniz, lakin bunun üçün yaxşı bir səbəb lazımdır. Misal üçün: "Lütfən, doldurulmuş anketi on dörd gün ərzində göndərin, çünki biz 2013-cü il oktyabrın 1-dək Rusiya Federasiyasının Səhiyyə Nazirliyinə cavab verməliyik.". Bu cür hallarda sifarişlər, o cümlədən işgüzar etiket baxımından yanlışdır.
Qapaq məktublarının saxlanması
İfaçı ərizələrini götürüb onların tam olduğundan əmin olan kimi əlavə məktub lazımsız olur. Bundan sonra onların üzərində iş aparılacaq və məktub tamamlandı kimi qeyd olunaraq fayla yerləşdirilməlidir.
Qapaq məktublarını və onlara əlavələri necə saxlamaq barədə tez-tez sual yaranır: ayrıca, yoxsa birlikdə? Adətən, məktuba əlavə bu sənəd növü üçün xüsusi olaraq ayrılmış xüsusi faylda yerləşdirilir. Əhatə məktubları üçün yer yoxdur: görülən işlərin sertifikatları, hesab-fakturalar, müqavilələr və bir çox digər sənədlər ayrı-ayrılıqda və tez-tez müxtəlif müddətlərdə saxlanılır.
İşlərin siyahısını tərtib edərkən bu məqam nəzərə alınmalıdır. Bəzi şirkətlər (kiçik həcmli sənəd axını ilə) bir fayl "Örtük məktublar" yaradır və onlara nə əlavə olunduğundan asılı olmayaraq bu cür bütün məktubları yerləşdirir. Digərləri örtük məktublarından istifadə edərək bir neçə iş yaratmalı və onları struktur bölmələrin iş siyahılarına yerləşdirməlidirlər. Bundan sonra, məsələn, göndərilən müqavilə “Xidmət müqavilələri” faylına, ona göndərilən əhatə məktubu isə “Əsas fəaliyyətlər üçün müqavilələr üçün əhatə məktubları” faylına daxil olacaq.
Elə olur ki, məktub şirkətdə saxlanılır, amma əlavədə qalmır. Bu, məsələn, sənədlərin tərtibatına aiddir (Nümunə 9-da olduğu kimi). Qayda layihəsi hələ sənəd deyil və çox güman ki, bir dəfədən çox düzəlişlərə məruz qalacaq, onu saxlamaq lazım deyil.
Gördüyünüz kimi, örtük məktubu yazmaqda mürəkkəb bir şey yoxdur, lakin özü yalnız sənədlərinizə deyil, həm də vaxtınıza qənaət edə bilər.
Həmişə olduğu kimi, şirkət sənədlər paketi ilə birlikdə düzgün tərtib edilmiş əhatə məktubunun tərtib edilməsi və təqdim edilməsi qaydasını həyata keçirdikdə cüzi bir çətinlik yarana bilər. Ancaq bu problemi yerli normativ aktda bu qaydanı müəyyən etməklə kifayət qədər sadə şəkildə həll etmək olar. Və onun faydalarını qiymətləndirmək çətindir.
Haşiyələr
Şou yığcamlaşdırın
Ərizə məktubu– işgüzar yazışmaların ən geniş yayılmış növlərindən biri. Sahibkarlar arasında bu cür məktublar bir təşkilatın nümayəndələri digərinə xidmət tələbi ilə müraciət etdikdə istifadə olunur. Bu cür mesajlar tamamilə fərqli vəziyyətlərdə istifadə edilə bilər, məsələn, məhsullar haqqında məlumat əldə etmək, məhsul nümunələrinə baxmaq, işgüzar səyahətçi ilə görüşmək, bəzi hərəkətləri əlaqələndirmək və s.
Ərizə məktubunun yazılması qaydaları
Yükləmək üçün belə bir sənədin ümumi şablonunu diqqətinizə çatdırırıq:
FAYLLAR
Məlum səbəblərə görə sorğu məktubunun standart şablonu yoxdur, lakin buna baxmayaraq o, rəsmi sənəd formasıdır. Buna görə də onu tərtib edərkən ofis işi və iş etikası qaydaları ilə müəyyən edilmiş müəyyən standartlara əməl etməlisiniz. Birbaşa onun hazırlanmasının əsas qaydalarına keçməzdən əvvəl qeyd etmək lazımdır ki, o, ya bir qrup şəxsə (məsələn, menecerlər, mühasibatlıq şöbəsinin əməkdaşları, hüquqşünaslar və s.) və ya konkret ünvançıya ünvanlana bilər.
Hər hansı digər sənəd kimi bu məktubda da olmalıdır giriş hissəsi, yəni:
- sorğu verən göndərən şirkət və onun ünvanlandığı şirkət haqqında məlumat;
- sorğunun səbəbi (“gecikməyə görə”, “daxil olmaya görə”, “nəticələr əsasında” və s.);
- əsasa istinadlar (“şifahi razılaşma əsasında”, “danışıqlar əsasında”, “telefon danışığı əsasında” və s.);
- müraciətin məqsədi (“məsələnin həlli”, “münaqişənin qarşısını almaq”, “pozuntuların aradan qaldırılması” və s.).
izlədi Əsas hissə sorğu ilə birbaşa bağlıdır. O, “soruşmaq” felinin hər hansı törəmə formasından istifadə etməklə ifadə edilməlidir (“sizdən xahiş edirik”, “biz xahiş edirik” və s.) xidmət, hörmətli şəkildə yazılmalıdır. Müraciətdən əvvəl bir iltifat ("böyük imkanlarınızı bilmək", "təşkilati istedadlarınıza heyran olmaq" və s.) olması yaxşıdır.
Məktubda eyni anda bir neçə sorğu varsa, onlar ayrı-ayrı paraqraflarda və ya paraqraflarda göstərilməlidir.
Təşkilatlar arasında yazışmaların açıqlanmayan qaydalarında deyilir ki, çoxmərhələli sorğuya cavab hər bir bənd üzrə ayrıca şərhlər olmaqla bir mesajda da göndərilə bilər. Qeyd etmək lazımdır ki, bu tip yazışmalar sənəd dövriyyəsinin həcmini azaldır və deməli, belə məktubların oxunması və işlənməsi vaxtını azaldır.
Əgər məktub müəyyən müddət ərzində cavab almağı nəzərdə tutursa, bu, mesajın mətnində mümkün qədər düzgün göstərilməlidir.
Bir qayda olaraq, məktublar təşkilatın katibləri tərəfindən göndərilir və qəbul edilir (böyük şirkətlərdə bunu bütün şöbələr edir). Onlar tərtib etdikdən və ya oxuduqdan sonra baxılmaq üçün müəssisə rəhbərinə verirlər. İstisnalar "məxfi" və ya "şəxsi çatdırılma" qeyd olunan mesajlardır - belə məktublar birbaşa ünvana göndərilir.
Ərizə məktubunun yazılması üçün göstərişlər
Bu mesaj korporativ yazışmaların bir hissəsi olduğundan, əvvəlcə müəllif göstərilməlidir, yəni: göndərən şirkətin adı, faktiki ünvanı və əlaqə telefonu. Sonra ünvan sahibi haqqında məlumat daxil etməlisiniz: həmçinin şirkətin adı və konkret alıcı. Daha sonra xəttin ortasında bunun bir sorğu məktubu olduğunu dərhal göstərə bilərsiniz (lakin bu lazım deyil).
Məktubun növbəti hissəsi sorğunun özünə aiddir. Birincisi, onu əsaslandırmaq və yalnız bundan sonra sorğunun mahiyyətini ifadə etmək məsləhətdir. Sonda məktub imzalanmalıdır (bu, şirkətin rəhbəri və ya səlahiyyətli, etibarlı şəxs tərəfindən edilsə daha yaxşıdır), həmçinin sənədin yaradılma tarixi göstərilməlidir.
Necə məktub göndərmək olar
Məktub e-poçt və ya faksla göndərilə bilər - bu, tez və rahatdır, lakin Rus Postu vasitəsilə mühafizəkar göndərmə məktubu möhkəm və cəlbedici şəkildə təqdim etməyə imkan verəcəkdir. Məsələn, gözəl kalliqrafik əl yazısı ilə əl ilə yazılı sorğu verə və ya mətni yaxşı, bahalı kağıza çap edə bilərsiniz.
Bu cür xırda təfərrüatlara diqqət yetirilməsi həm rəqibin ona nə qədər hörmətlə yanaşdığını ünvana aydınlaşdıracaq, həm də tələbin əhəmiyyətini bir daha vurğulayacaq. Xatırlamaq lazım olan yeganə şey odur ki, adi poçt vasitəsilə məktublar çox vaxt aparır, ona görə də sənədin alıcıya vaxtında çatdırılması üçün mesaj əvvəlcədən göndərilməlidir.
Məktubu göndərdikdən sonra
Bu mesaj, hər hansı digər sənəd kimi, çıxan sənədlər jurnalında qeydiyyata alınmalıdır. Eyni şəkildə məktubu alan şəxs yazışmaların gəlməsini qeydə alır. İşgüzar münasibətlərdə baş verən anlaşılmazlıqlar halında, məktubların göndərilməsi və alınması faktının qeyd edilməsi vəziyyəti tez başa düşməyə kömək edəcəkdir.
İzahlarla sorğu məktublarının yazılması nümunələri
Beləliklə, biz başa düşdük ki, sorğu məktubu alıcıya sorğu ehtiva edən məktubdur. Mətnin məqsədi alıcını göndərici üçün faydalı olan hərəkəti yerinə yetirməyə sövq etməkdir. Məktubda tərtib edilmiş tələb və onun əsaslandırılması olmalıdır. Müraciəti elə formalaşdırmaq məqsədəuyğundur ki, müraciəti qəbul edən şəxs üçün nə üçün faydalı olması lazım olduğunu əsaslandırsın. Göndərən təkcə mətnin tərtibi qaydalarını bilməli, həm də psixoloji nüansları nəzərə almalıdır. Sonra vəziyyətdən asılı olaraq konkret nümunə şablonlarını nəzərdən keçirəcəyik.
Vəsait üçün sorğu məktubu
Məktub dövlətdən, sponsorlardan və ya fiziki şəxslərdən vəsaitin ayrılması zərurəti yarandıqda tərtib edilir.
“Pensiyaçılara yardım” QHT-dən
Qanunvericilik Məclisinin üzvü
İvanov I.I.
Salam, İvan İvanoviç. Mən “Təqaüdçülərə Yardım” qeyri-kommersiya təşkilatının nümayəndəsiyəm. Biz tənha pensiyaçılara kömək edirik: yemək gətiririk, təmizlik və təmirdə kömək edirik.
Təşkilatımız 5 ildir mövcuddur. Əvvəllər fəaliyyətimizi özümüz maliyyələşdirirdik, lakin QHT-lərin genişlənməsi ilə əlaqədar vəsaitlər tükənməyə başladı. Bina icarəyə götürmək, işçilərə maaş vermək və avadanlıq almaq üçün pul lazımdır.
Hökumətin bu yaxınlarda keçirdiyi iclasda prezident pensiyaçıların ağır vəziyyətindən söz açıb və vəziyyəti təcili olaraq dəyişməyə ehtiyac olduğunu qeyd edib. Bununla əlaqədar olaraq sizdən “Pensiyaçılara Yardım” QHT-nin ehtiyacları üçün 200.000 rubl xahiş edirəm.
Hörmətlə, Petrova A.A.
İzahat:
Yuxarıdakı mətn bütün qaydalara uyğun tərtib edilmişdir. Onun var:
- NPO-nun adı və fəaliyyətinin izahı.
- Pul tələbi, onun zərurətinin izahı (icarə və əmək haqqı üçün pul lazımdır).
- Prezidentin adı. Sponsorluğun məmur üçün faydasını əsaslandırmaq lazımdır. Deputatı nə maraqlandırır? Karyera artımında. Təşkilata kömək etmək bu məqsədə çatmağa kömək edəcəkdir.
Kommersiya təşkilatının ehtiyac duyduğu konkret məbləğ də göstərilir.
Malların çatdırılması üçün sorğu məktubu
Məktub adətən şirkətin tərəfdaşlarına göndərilir. Mətndə hər iki şirkət üçün qarşılıqlı faydanın əsaslandırılması məqsədəuyğundur.
"AAA" şirkətinin rəhbərinə
İvanov I.I.
BBB şirkətinin rəhbərindən
Petrova B.B.
Salam, İvan İvanoviç. Şirkətinizdən bir sıra məhsullar sifariş etmək istərdik (göstərilir). Regional sərgidə məhsulunuzla maraqlandıq.
Razısınızsa, zəhmət olmasa sizə uyğun çatdırılma şərtləri və şərtləri barədə bizə məlumat verin. Vaxtında ödənişə zəmanət veririk. Ümid edirik ki, bu, qarşılıqlı faydalı əməkdaşlığın başlanğıcı olacaqdır.
Əlaqələrimiz: (dəqiqləşdirin).
Hörmətlə, Boris Borisoviç.
Endirim tələb edən məktub
Tipik olaraq, bu cür mətnlər şirkətin təchizatçılarına göndərilir. Məsələn, bir təşkilat sərgilər təşkil edir. Onun tədarükçüsü var - broşürlər, stendlər, bukletlər və s. təmin edən mətbəə. Xidmətlərin dəyəri kifayət qədər yüksəkdir. Böhran gəldi və şirkət üçün çap məhsullarına pul ödəmək çətinləşdi. Bu, endirim istəmək üçün bir səbəb ola bilər.
Vostok şirkətinin rəhbərinə
İvanov I.I.
"Zapad" şirkətinin rəhbərindən
Petrova B.B.
Salam, İvan İvanov. Təşkilatımız maliyyə böhranından təsirləndi. Bizimlə bağlanan müqavilələrin sayı 20% azalıb. Təəssüf ki, böhran təkcə bizə deyil, müştərilərimizə də təsir etdi. İnsanlar əvvəlki kimi bizim xidmətlərimizə görə ödəyə bilməzlər. Ona görə də biz biletlərə 25% endirim etmişik.
Çətin maliyyə vəziyyəti ilə əlaqədar olaraq şirkətimiz sizdən müqavilə üzrə qalan 6 ay əməkdaşlıq üçün 15% endirim xahiş edir.
Bütün təchizatçılarımıza endirim tələb edən məktublar göndərdik. Əgər partnyorlarımızın 20%-i bizə əlverişli şərait yaratsa, şirkətimiz çətin anlardan sağ çıxacaq və bağlanmayacaq. Artıq ev sahiblərimiz və telefon şirkətimiz tərəfindən endirim edilib.
Hörmətlə, Boris Petrov.
İzahat:
Məktubda aşağıdakı vacib məqamlar var:
- Endirim ehtiyacının izahı.
- Dəqiq endirim məbləğinin və vaxtının göstərilməsi.
- Çap evi endirim etməzsə, şirkətin müqaviləni ləğv edəcəyinin dolayı göstəricisi.
Mətn elə yazılmalıdır ki, məktub sona qədər oxunsun və təklif olunan şərtlərlə razılaşdırılsın.
Kirayə haqqının azaldılması üçün müraciət məktubu
Kirayə əksər təşkilatların büdcəsini yeyir. Onun azaldılması şirkətə çətin anlarda ayaqda qalmağa imkan verir. Məktub ev sahibinə göndərilməlidir.
"Plus" şirkətinin rəhbəri
İvanov P.P.
"Minus" şirkətinin rəhbərindən
Petrova I.I.
Salam, Petr Petroviç. Şirkətimiz maliyyə böhranından təsirləndi. İstehlakçıların alıcılıq qabiliyyəti azalıb, biznes gəlirləri azalıb. Bununla əlaqədar olaraq sizdən xahiş edirik ki, kirayə haqqını 10% aşağı salın.
Əməkdaşlığımız ərzində heç vaxt ödənişləri gecikdirməmişik. Ümid edirik ki, siz bizə güzəştə gedəcəksiniz və biz işgüzar əlaqələrimizi davam etdirəcəyik. Çətin maliyyə şərtlərinə baxmayaraq, icarə haqqının vaxtında ödənilməsinə zəmanət veririk.
Hörmətlə, İvan İvanoviç.
İzahat:
Məktubda qeyd etmək vacibdir ki, şirkət əvvəllər öz öhdəliklərini tam yerinə yetirib. Ev sahibi, ev sahibinin ödənişləri davam etdirəcəyinə əmin olmalıdır. Alıcı onu da başa düşməlidir ki, təklif olunan şərtlərlə razılaşmasa, kirayəçi onun xidmətlərindən imtina edəcək.
Borcun ödənilməsi üçün ərizə
Borclar çox vaxt şirkətlər arasında qarşılıqlı münasibətlərdə yaranır. Təşkilat borcu olan qarşı tərəflə gələcək əməkdaşlığa sadiqdirsə, sorğu məktubu göndərilir.
İvanov I.I.
Sidorova P.P.
Hörmətli İvan İvanoviç, sizdən şirkətimizə olan 200.000 rubl məbləğində borcun ödənilməsini xahiş edirik. Bütün bu müddət ərzində biz işgüzar əlaqələrimizi davam etdirmək ümidi ilə sizinlə əməkdaşlığı davam etdirdik. Lakin biz indi ödənişlərin olmaması səbəbindən xidmətlərin göstərilməsini dayandırmaq məcburiyyətindəyik.
Borcunuzun məbləği 200.000 rubl təşkil edir. 1 mart 2017-ci il tarixinədək ödəmənizi xahiş edirik. Əgər borc ödənilməsə, məhkəmə yolu ilə məsələni həll etmək məcburiyyətində qalacağıq.
Hörmətlə, Petr Petroviç.
İzahat:
Məktubda aşağıdakı məqamlar olmalıdır:
- Borcun dəqiq məbləği.
- Borcun ödənilməli olduğu tarix.
- Ödənişlər alınmadıqda şirkətin görəcəyi tədbirlər.
Mətndə təşkilatla uzunmüddətli uğurlu əməkdaşlıq qeyd oluna bilər. Bu tələb yox, tələb olmalıdır. Tələb başqa bir şablondan istifadə etməklə tərtib edilir.
Təchizatçıya ödənişin təxirə salınması tələbi
Təşkilat şirkətə məhsul partiyasını tədarük etsə də, pulunu ödəməyib. Borc yaranıb, lakin borclunun ödəməyə imkanı yoxdur. Bu vəziyyətdə, möhlət tələbi ilə məktub yazmağın mənası var.
Şirkət rəhbərinə “Pul haradadır”
Sidorov P.P.
Şirkət rəhbərindən “Pul gəlmək üzrədir”
İvanova I.I.
Hörmətli Petr Petroviç, biz 200.000 rubl borcumuzu ödəməmişik. Biz borcumuzdan çəkinmirik, amma indi maddi vəziyyətimiz ağır olduğundan ödənişləri tam ödəyə bilmirik.
2 ildir ki, biz sizinlə uğurlu işgüzar əlaqələr saxlamışıq və ödəniş müddətlərini qaçırmamışıq. Bu gün biz hissə-hissə ödəniş tələb edirik. Şirkətimiz borcunu iki mərhələdə ödəməyə hazırdır:
- 1 mart 2017-ci ilə qədər 100.000 rubl depozit qoyacağıq.
- 1 aprel 2017-ci il tarixinə qədər 100.000 rubl depozit qoyulacaq.
Sizə ödənişləri vaxtında edəcəyinizi söz veririk. Anlayışınız üçün təşəkkür.
Hörmətlə, İvan İvanoviç.
Başqa bir təşkilat üçün ödəniş tələb edən məktub
Şirkətin borcu başqa təşkilat tərəfindən ödənilə bilər. Təbii ki, hüquqi şəxs səhmləri belə ödəməyəcək. Tipik olaraq, sorğu məktubu şirkətin borcluna və ya şirkət qarşısında öhdəliyi olan başqa şəxsə göndərilir.
Şirkət rəhbərinə “Pul gəlmək üzrədir”
İvanov I.I.
Şirkətin rəhbərindən “Pul haradadır”
Sidorova P.P.
Hörmətli İvan İvanoviç, şirkətimizə 300.000 rubl məbləğində borcunuz var. Bizim təşkilatın başqa şirkətə də 200 min rubl məbləğində borcu var idi. Sizdən kreditora olan borcumuzu 200.000 rubl məbləğində ödəmənizi xahiş edirik. Bunun müqabilində biz sizə əvvəlcədən tələb etdiyiniz borcun qalığı üçün taksit planı təqdim edəcəyik. Anlayışınız üçün təşəkkür.
Hörmətlə, Petr Petroviç.
Problemin həllində kömək üçün müraciət məktubu
Bütün şirkətlər kənar yardım olmadan həll edilə bilməyən mürəkkəb problemlərlə üzləşə bilər. Lazım gələrsə, məsələn, tədbirlərin keçirilməsi üçün yardım üçün sorğu məktubu göndərilə bilər. Müraciət kommersiya təşkilatlarına və dövlət qurumlarına göndərilir.
"AAA" şirkətinin direktoru
Petrov B.B.
İctimai təşkilatdan
"Yaxşı veririk"
Hörmətli Boris Borisoviç, mən “Yaxşılıq vermək” ictimai təşkilatının nümayəndəsiyəm. Uşaq evinin uşaqları üçün şənliklər təşkil edir və keçiririk.
Bayram üçün ərzaq ehtiyatlarının təşkilində yardımınızı xahiş edirik. Təbii ki, tədbirdə sizi və şirkətinizi qeyd edəcəyik. Şənlikdə qanunvericilik məclisinin və ictimaiyyətin nümayəndələri iştirak edəcəklər.
XXX nömrəsi ilə əlaqə saxlaya bilərsiniz
Hörmətlə, İvan İvanoviç.
Xülasə
İstək məktubu yazmaq üçün bütün qaydaları birləşdirək. Əvvəlcə özünüzü təqdim etməli və fəaliyyətiniz haqqında danışmalısınız. Ancaq giriş hissəsi çəkilməməlidir. Məqsədimiz alıcını məktubu oxumağa həvəsləndirməkdir. Mətn çox uzundursa, alıcının onu sona qədər oxumaq ehtimalı azdır. Sonra sorğunuzu təqdim etməyə başlamalısınız. Dəqiqlik tələb olunur: son tarixlərin, vəsaitin miqdarının göstərilməsi. Anlamaq lazımdır ki, alıcı faydanı hiss etməlidir. Buna görə də məktubda tələbi yerinə yetirməyin təşkilat üçün nə üçün faydalı olacağı göstərilməlidir. Sonda nəzakətlə və qıcıqlanmadan vidalaşmaq lazımdır.
